Puantaj Nedir, Nasıl Hesaplanır?

İş gücünün daha verimli hale getirilmesi, yasal yükümlülüklerin tamamlanması ve adil ücretlendirme için çalışanların mesai saatlerinin doğru şekilde takip edilmesi büyük önem taşır. Puantaj bu noktada devreye giren bir insan kaynakları uygulamasıdır. Puantaj sistemi işverenin operasyonel verimliliğini artırır ve çalışan haklarının korunmasına katkı sağlar.

Puantaj Nedir?

Puantaj işletmelerde çalışanların mesai saatlerini, izin günlerini ve fazla çalışma sürelerini kayıt altına alan bir sistemdir. Fransızca “puan vermek” anlamına gelen “pointer” kelimesinden türemiştir. 

İş hayatında puantaj çalışanların giriş-çıkış saatlerini izlemek ve bu verilere göre ücret hesaplaması yapmak için kullanılır.

İşyerleri düzenli puantaj kaydı tutmaktadır. Bu kayıtlar sayesinde işletmeler çalışanların performansını değerlendirmekte ve ücretlendirme politikalarını daha adil bir şekilde belirleyebilmektedir.

Günlük ve Aylık Puantaj Kavramları

Puantaj sistemi temelde günlük ve aylık olmak üzere iki farklı zaman diliminde değerlendirilir. Günlük puantaj çalışanların her gün işe giriş-çıkış saatlerini ve günlük çalışma sürelerini kaydetmeyi içerir. Aylık puantaj ise bu günlük verilerin bir ay boyunca toplanıp değerlendirilmesiyle oluşur.

Türkiye’deki işyerlerinin bazıları günlük puantaj takibi yaparken, bazıları aylık puantaj cetveli hazırlar. Günlük puantaj anlık personel takibi için önemliyken, aylık puantaj ise maaş hesaplamaları ve SGK bildirimleri için önem taşır.

Puantaj Nasıl Hesaplanır?

Puantaj hesaplaması çalışanların mesai saatlerinin kaydedilmesi ve bu kayıtlara göre ücretlendirme yapılmasını kapsar. Puantaj hesabı yapılırken normal çalışma süreleri, fazla mesailer, izinler ve resmi tatiller dikkate alınır.

Puantaj hesaplamasında genellikle şu formül kullanılır:

Aylık Ücret = (Normal Çalışma Saati × Saat Ücreti) + (Fazla Mesai Saati × Saat Ücreti × 1.5)

Türkiye’de haftalık çalışma süresi 45 saat olarak belirlenmiştir. Bu süreyi aşan çalışmalar fazla mesai olarak değerlendirilir ve %50 zamlı ücretlendirilir. Gece çalışmaları ve hafta tatili günlerindeki çalışmalar için farklı hesaplama yöntemleri uygulanır.

31 Çeken Aylarda Puantaj Hesaplaması

Puantaj hesaplamasında dikkat edilmesi gereken noktalardan biri farklı gün sayısına sahip ayların ücretlendirme sistemine etkisidir. Hesaplama yaparken çalışanın ücret yapısının günlük mü yoksa aylık mı belirlendiğini tespit etmek gerekir.

İş sözleşmesinde ücret günlük olarak belirtilmişse çalışan ayın içerdiği gün sayısına göre ödeme alır. Bu durumda 31 gün içeren aylarda (Ocak, Mart, Mayıs, Temmuz, Ağustos, Ekim ve Aralık) 31 günlük ücret tahakkuk ettirilirken, 28 veya 29 gün çeken Şubat ayında daha az günlük ücret hesaplanır.

Aylık ücret sisteminde çalışan personel için ise durum farklıdır. Aylık ücretle çalışanlar ayın kaç gün olduğuna bakılmadan sabit bir maaş alırlar. Bu iş hukukunda “ayın bütünlüğü” prensibi olarak bilinir. 

Yargıtay kararları da bu doğrultudadır. 31 gün içeren aylarda işçiden fazladan bir günlük ücret talep edilemeyeceği gibi, işçi de işverenden ilave ödeme isteyemez.

Sıklıkla karşılaşılan hesaplama hatalarından biri aylık ücretin belirlenmesinde kullanılan gün sayısıdır. Aylık ücret ayın uzunluğundan bağımsız olarak önceden belirlenen sabit bir miktar olduğundan ek günler için ayrıca hesaplama yapılmaz.

Örnek vermek gerekirse:

• Günlük ücretle çalışan ve günlük 200 TL alan bir işçi, Ocak ayında 31 × 200 = 6.200 TL alırken, Şubat ayında 28 × 200 = 5.600 TL alır.
• Aylık 6.000 TL maaşla çalışan bir personel ayın 28, 30 veya 31 gün olmasına bakılmaksızın her ay 6.000 TL alır.

Puantaj Kaydı Yöntemleri Nelerdir?

Puantaj kaydı tutulurken farklı yöntemler kullanılabilir. Geleneksel ve dijital sistemleri kapsayan puantaj kaydı yöntemleri işletmenin büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına göre değişiklik gösterir.

• Puantaj Defteri: Elle doldurulan, çalışanların günlük mesai bilgilerinin kaydedildiği klasik yöntem
• Puantaj Kartı: RFID kartlı geçiş sistemi ile kullanılan ve giriş-çıkış zamanlarını otomatik kaydeden sistem
• Puantaj Cetveli: Excel veya benzeri yazılımlarla hazırlanan ve hesaplamaların formüllerle yapıldığı dijital tablo
• Biyometrik Sistemler: Parmak izi okuyucu, yüz tanıma gibi teknolojilerle çalışan modern kayıt sistemleri
• Mobil Uygulamalar: Akıllı telefon ve tablet üzerinden çalışanların giriş-çıkış yapabildiği yazılımlar

Puantaj Cetveli Nedir ve Nasıl Doldurulur?

Puantaj cetveli çalışanların aylık devam durumunu gösteren tablodur. Bu cetvel her çalışan için ayrı ayrı hazırlanır ve ayın her günü için çalışma, izin veya devamsızlık durumu işaretlenir.

Puantaj cetveli doldurulurken dikkat edilmesi gereken noktalar:

• Çalışanın adı, soyadı ve sicil numarası eksiksiz yazılmalıdır
• Normal çalışma günleri ve tam gün çalışma saati belirtilmelidir
• İzin günleri ve rapor günleri eklenmelidir
• Resmi tatil günleri işaretlenmelidir
• Fazla mesai saatleri ayrı bir sütunda belirtilmelidir
• Ayın sonunda toplam çalışma günü ve saati hesaplanmalıdır
• Cetvel çalışan ve işveren tarafından imzalanmalıdır

Dijital Puantaj Sistemleri

Birçok işletme manuel puantaj yöntemlerinden dijital sistemlere geçiş yapar. Dijital puantaj sistemleri insan hatalarını minimuma indirirken, zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.

Puantaj yazılımları şu avantajları sunar:

• Otomatik hesaplama ile hata payını azaltma
• Raporlama ve analiz imkanı
• SGK ve muhasebe sistemleriyle entegrasyon
• Mobil erişim ile uzaktan takip imkanı
• Çalışanların kendi puantaj bilgilerine erişebilmesi

Puantaj Kayıtları Neden Tutulur?

İş hayatında şeffaflık ve düzen sağlamanın temel araçlarından biri olan puantaj kayıtları çalışan-işveren ilişkisinin sağlıklı yürütülmesinde önemli bir rol oynar. Bu kayıtlar işletme yönetimi ve çalışanlar için birtakım zorunlulukların ve hakların güvence altına alınmasını sağlar.

İşverenler için puantaj kaydı, personelin standart mesailerinin yanı sıra ek çalışma durumlarını belgelemek açısından önem taşır. 

Yasal düzenlemelere göre bir çalışanın günde 11 saati, haftada toplam 45 saati aşan mesaileri ile gece vardiyalarında 7,5 saatin üzerindeki çalışmaları, ek ücretlendirmeye tabi olan fazla mesai kapsamına girer. Bu nedenle işverenler, personelin işe giriş ve çıkış zamanlarını özenle kaydetmelidir.

Puantaj belgeleri çalışanın normal mesai saatleri dışında gerçekleştirdiği tüm faaliyetlerin resmi kaydını tutar. Bu belgeler, işverenin fazla mesai ücretlendirmesi yapması için gerekli hesaplamaların temelini oluşturur.

Standart uygulama işçinin aylık ücretinin 225 saatlik normal çalışma karşılığı olarak belirlenmesi, bu süreyi aşan çalışmaların ise fazla mesai olarak değerlendirilmesidir.

İş mevzuatı işverenlerin her çalışan için ayrıntılı puantaj belgeleri hazırlamasını ve bu belgelerin imzalı kopyalarını personelin özlük dosyasına eklenmesini zorunlu kılar. Bu yasal zorunluluk olası anlaşmazlıklarda işverenin ve çalışanın haklarını korumayı amaçlar.

Puantaj kayıtlarının düzenli tutulması şu açılardan önem taşır:

• Ücret hesaplamalarında adaletin sağlanması ve hataların önlenmesi
• Yasal yükümlülüklerin eksiksiz yerine getirilmesi
• Çalışma saatleri konusunda şeffaflığın sağlanması
• Çalışanların emeğinin tam karşılığını almasının güvence altına alınması
• İş uyuşmazlıklarında yasal dayanak oluşturulması

İşverenler puantaj belgeleri sayesinde iş gücü maliyetlerini etkili bir şekilde yönetebilir ve işçilerin performansını objektif kriterlere göre değerlendirebilir. 

Özellikle vardiyalı çalışma düzenine sahip işyerlerinde puantaj kayıtları işgücü planlaması için vazgeçilmez bir araçtır.

Puantaj kayıtları işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlayan ve çalışanların haklarını koruyan çift yönlü bir güvence mekanizması olarak iş hayatının vazgeçilmez unsurlarındandır.

Puantaj Kayıtlarında Sık Yapılan Hatalar

Puantaj kayıtları tutulurken yapılan hatalar çalışanları ve işletmeleri olumsuz etkileyebilir. Bu hatalar fazla mesai ödemelerinde yanlışlıklara, SGK bildirimlerinde sorunlara ve iş uyuşmazlıklarına yol açabilir.

En sık karşılaşılan puantaj hataları:

• Eksik veya yanlış giriş-çıkış saati kaydı
• Fazla mesai sürelerinin yanlış hesaplanması
• İzin ve rapor günlerinin puantaja doğru işlenmemesi
• Resmi tatil günlerindeki çalışmaların özel olarak belirtilmemesi
• Puantaj cetvelinin düzenli olarak güncellenmemesi
• Puantaj kayıtlarının yasal süre boyunca saklanmaması

Bu hataların önüne geçmek için puantaj işlemlerini yürüten personeller düzenli olarak eğitilmeli ve dijital sistemler kullanılmalıdır.

Eksik Gün Bildirimi ve Puantaj İlişkisi

SGK’ya yapılan eksik gün bildirimlerinin puantaj kayıtlarıyla uyumlu olması gerekmektedir. İşverenler, çalışanların ay içinde eksik çalıştığı günleri ve nedenlerini SGK’ya bildirmek zorundadır.

Eksik gün bildiriminde kullanılan kodlar:

• 01: İstirahat
• 03: Disiplin cezası
• 04: Gözaltına alınma
• 05: Tutukluluk
• 06: Kısmi istihdam
• 07: Puantaj kayıtları
• 08: Grev
• 09: Lokavt
• 10: Genel hayatı etkileyen olaylar
• 11: Doğal afet
• 12: Birden fazla
• 13: Diğer

Puantaj kayıtları ve SGK bildirimleri arasındaki tutarsızlıklar işletmelerin denetim sırasında ceza almasına neden olabilir.

Puantaj Hakkında Sık Sorulan Sorular 

Puantaj cetveli yasal bir zorunluluk mudur?

Puantaj cetveli İş Kanunu’na göre işverenlerin tutması gereken kayıtlar arasındadır. İşverenler, çalışanların çalışma sürelerini belgelemek zorundadır, ancak bunun için özel bir format zorunluluğu bulunmamaktadır.

Fazla mesai ücretleri puantaj hesaplamasında nasıl dikkate alınır?

Fazla mesai ücretleri normal mesai ücretinin %50 fazlası olarak hesaplanır. Puantaj kayıtlarında fazla mesai saatleri ayrıca belirtilmeli ve bu saatler için ödenecek ücret ayrı olarak hesaplanmalıdır.

Dijital puantaj sistemlerine geçiş için neler gereklidir?

Dijital puantaj sistemlerine geçiş için işletmenin ihtiyaçlarına uygun bir yazılım seçilmesi gerekir. Ardından gerekli donanım (kart okuyucular, biyometrik cihazlar vb.) temin edilmeli ve personele sistem kullanımı hakkında eğitim verilmelidir.

Puantaj kayıtları ne kadar süre saklanmalıdır?

Puantaj kayıtları SGK mevzuatına göre en az 5 yıl, vergi mevzuatına göre ise 5 yıl süreyle saklanmalıdır. Ancak olası iş davalarına karşı, bu kayıtların 10 yıl süreyle saklanması önerilir.

Puantaj hatalarında işçinin hakları nelerdir?

Puantaj hatalarında işçiler eksik ödenen ücretlerinin tazminatıyla birlikte ödenmesini talep edebilirler. İşçiler, puantaj kayıtlarını inceleme ve yanlışlıkların düzeltilmesini isteme hakkına sahiptir. Ayrıca hataların düzeltilmemesi durumunda İş Mahkemesi’ne başvurabilirler.