Personel Takibi Nasıl Yapılır? Şirketiniz İçin En İyi Çözümler

İş dünyasında verimlilik ve düzen, şirketlerin başarısını belirleyen en önemli faktörlerden biridir. Çalışanların mesaiye geliş gidiş saatlerinin takibi, izinlerin, fazla mesailerin ve genel olarak çalışma düzeninin kontrolü, hem şirket yönetimi hem de çalışanlar açısından büyük önem taşır. Personel takibi, işte tam da bu noktada devreye girer. Günümüzde teknolojinin gelişmesiyle birlikte personel takip sistemi uygulamaları da giderek çeşitlenmiş ve daha etkili hale gelmiştir.

Personel Takibi Nedir?

Personel takibi, bir şirket veya kurumda çalışan personelin iş saatlerini, giriş-çıkış zamanlarını, devamsızlıklarını, izinlerini ve genel performansını izleme ve kaydetme sürecidir. Personel takip sistemi sayesinde, yöneticiler çalışanların iş yerinde ne kadar süre geçirdiklerini, hangi projelerde çalıştıklarını ve genel verimliliklerini kolayca takip edebilirler.

Modern personel takibi, sadece çalışanların mesai saatlerini kontrol etmekle kalmaz, aynı zamanda insan kaynakları yönetiminin önemli bir parçası olarak performans değerlendirmesi, maaş hesaplaması ve iş akışı planlaması gibi süreçlerde de kritik veriler sağlar. PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemleri) gibi teknolojik çözümler, bu süreçleri otomatikleştirerek hem zaman tasarrufu sağlar hem de hata payını minimuma indirir.

Günümüz iş dünyasında personel takibi, özellikle uzaktan çalışma modellerinin yaygınlaşmasıyla birlikte daha da önem kazanmıştır. Fiziksel olarak aynı mekânda bulunmayan ekiplerin koordinasyonu ve verimliliğinin ölçülmesi için personel takip sistemi çözümleri vazgeçilmez bir araç haline gelmiştir.

Personel Takibi Sistemleri Nelerdir?

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte personel takibi için kullanılan sistemler de çeşitlenmiştir. Her işletmenin yapısına, büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına göre farklı personel takip sistemleri mevcuttur. İşte en yaygın kullanılan personel takip sistemleri:

Personel Devam Kontrol Sistemleri (PDKS)

PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemleri), çalışanların işe giriş-çıkış saatlerini, mola sürelerini ve devamsızlıklarını elektronik olarak kaydeden ve raporlayan entegre bir sistemdir. Bu sistem, personel giriş çıkış takibi için en kapsamlı çözümlerden biridir. PDKS, birçok farklı donanım ve yazılım bileşenini içerebilir:

• Kart okuyucular
• Parmak izi veya yüz tanıma cihazları
• Merkezi veri tabanı
• Raporlama yazılımı

PDKS sistemleri, özellikle vardiyalı çalışan büyük işletmeler için ideal çözümler sunar. Sistem, çalışanların mesai saatlerini otomatik olarak hesaplayabilir, fazla mesaileri kaydedebilir ve bu verileri maaş hesaplama sistemleriyle entegre edebilir.

Bekçi Tur Kontrol Sistemi

Özellikle güvenlik personeli için tasarlanmış olan bekçi tur kontrol sistemi, güvenlik görevlilerinin belirli noktalarda kontrol yapıp yapmadığını takip etmek için kullanılır. Bu sistem genellikle şu bileşenlerden oluşur:

• El terminali veya okuyucu cihaz
• Kontrol noktalarına yerleştirilen RFID etiketleri veya barkodlar
• Verileri depolayan ve raporlayan yazılım

Güvenlik personelinin görev alanındaki tüm kontrol noktalarını düzenli olarak ziyaret ettiğinden emin olmak için kullanılan bu sistem, özellikle büyük kampüsler, fabrikalar ve alışveriş merkezleri gibi geniş alanlarda etkili bir personel takip yöntemidir.

Kartlı Geçiş Sistemi (RFID)

RFID (Radyo Frekansı ile Tanımlama) teknolojisini kullanan kartlı geçiş sistemleri, personel takibinde yaygın olarak kullanılan yöntemlerden biridir. Her çalışana verilen kişisel bir kart ile çalışanlar giriş-çıkış yaparak kayıt oluştururlar. Bu sistem:

• Temassız okuma özelliği
• Hızlı giriş-çıkış işlemleri
• Farklı yetki seviyelerine göre erişim kontrolü
• Raporlama imkanı

gibi avantajlar sunar. Kartlı geçiş sistemi (RFID) özellikle çok sayıda çalışanı olan işletmelerde hızlı ve pratik bir personel giriş çıkış takibi sağlar.

Parmak İzi Okuyucu

Biyometrik tabanlı personel takip sistemlerinin en yaygın olanlarından biri parmak izi okuyuculardır. Bu sistemde her çalışanın parmak izi kayıt altına alınır ve giriş-çıkışlar bu benzersiz biyometrik veri ile yapılır. Parmak izi tabanlı personel takip sisteminin avantajları:

• Kart taşıma zorunluluğunu ortadan kaldırır
• Kart kaybetme veya başkasının kartını kullanma gibi sorunları engeller
• Yüksek güvenlik sağlar
• Hızlı tanımlama yapar

Parmak izi okuyucular, özellikle güvenliğin ön planda olduğu iş yerlerinde tercih edilir ve personel takip sistemi içinde güvenilir bir çözüm sunar.

Yüz Tanıma Sistemi

Personel takibinde en modern yaklaşımlardan biri olan yüz tanıma sistemi, çalışanların yüz hatlarını analiz ederek kimlik doğrulaması yapar. Bu sistem şu özelliklere sahiptir:

• Temassız çalışma imkanı
• Hızlı tanımlama
• Yüksek güvenlik seviyesi
• Maske takma durumunda bile doğru tespit yeteneği (gelişmiş modellerde)

Yüz tanıma tabanlı personel takip sistemleri, özellikle COVID-19 pandemisi sonrasında temassız teknolojilere olan talebin artmasıyla daha da popüler hale gelmiştir. Ayrıca, çoklu biyometrik doğrulama gerektiren yüksek güvenlikli tesislerde tercih edilmektedir.

Personel Takibi Nasıl Yapılır?

Etkili bir personel takibi, doğru sistemin seçimi ve bu sistemin işletmenin iş akışına en uygun şekilde entegre edilmesiyle mümkündür. Personel takibinin nasıl yapılacağı, işletmenin büyüklüğüne, çalışma şekline ve ihtiyaçlarına göre değişiklik gösterebilir.

PDKS ile Personel Takibi Nasıl Yapılır?

PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemleri) ile personel takibi, elektronik cihazlar ve yazılımlar aracılığıyla otomatik olarak gerçekleştirilir. PDKS ile personel takibi şu adımlarla yapılır:

1. Sistem Kurulumu: İşletmenin giriş-çıkış noktalarına kart okuyucu, parmak izi okuyucu veya yüz tanıma cihazları yerleştirilir.
   
2. Personel Kaydı: Tüm çalışanların sistem veritabanına kaydı yapılır. Bu süreçte çalışanlara kart verilir veya biyometrik verileri (parmak izi, yüz tanıma) sisteme tanımlanır.
   
3. Vardiya Tanımlamaları: İşletmedeki çalışma saatleri ve vardiya düzeni sistem üzerinde tanımlanır.
   
4. Günlük Kullanım: Çalışanlar işe giriş ve çıkışlarında sistem üzerinden kimlik doğrulaması yaparlar. PDKS, otomatik olarak giriş-çıkış zamanlarını kaydeder.
   
5. Raporlama ve Analiz: Sistem, toplanan verileri işleyerek mesai, fazla mesai, geç kalma, erken çıkma gibi durumları otomatik olarak hesaplar ve raporlar.
   

PDKS ile personel takibi, özellikle büyük işletmelerde manuel takibe göre çok daha verimli ve hatasız sonuçlar verir. Ayrıca personel giriş çıkış takibi otomatikleştirildiği için yöneticilerin bu işe harcadıkları zaman minimuma iner.

Puantaj Yazılımı İle Personel Takibi Nasıl Yapılır?

Puantaj yazılımları, personelin çalışma saatlerini ve devam durumunu kaydetmek, takip etmek ve raporlamak için kullanılan özel yazılımlardır. Puantaj yazılımı ile personel takibi aşağıdaki adımlarla gerçekleştirilir:

1. Yazılım Seçimi ve Kurulumu: İşletmenin ihtiyaçlarına uygun bir puantaj yazılımı seçilir ve gerekli kurulumlar yapılır.
   
2. Personel Bilgilerinin Tanımlanması: Tüm çalışanların bilgileri, çalışma saatleri, izin hakları ve diğer gerekli bilgiler sisteme girilir.
   
3. Entegrasyon: Puantaj yazılımı, mevcut personel takip sistemi donanımlarıyla (kart okuyucu, parmak izi okuyucu vb.) entegre edilir.
   
4. Veri Toplama: Sistem, personelin giriş-çıkış verilerini otomatik olarak toplar veya manuel giriş imkanı sağlar.
   
5. Hesaplama ve Raporlama: Yazılım, toplanan verileri işleyerek normal mesai, fazla mesai, izin, rapor gibi durumları hesaplar ve raporlar oluşturur.
   
6. Bordro Entegrasyonu: Hesaplanan çalışma süreleri ve fazla mesailer, bordro sistemine aktarılarak maaş hesaplamalarında kullanılır.
   

Puantaj yazılımları, personel takip sisteminin beyin kısmını oluşturur ve toplanan verilerin anlamlı bilgilere dönüştürülmesini sağlar. Ayrıca, farklı departmanların ihtiyaçlarına yönelik özelleştirilmiş raporlar sunarak yöneticilerin karar alma süreçlerini destekler.

Personel Takibi Ne İşe Yarar?

Personel takibi, işletmelere birçok alanda fayda sağlayan stratejik bir yönetim aracıdır. Peki, personel takip sistemi tam olarak ne işe yarar? İşte personel takibinin başlıca işlevleri:

Mesai Takibi: Çalışanların işe giriş-çıkış saatlerini kayıt altına alarak çalışma sürelerinin doğru hesaplanmasını sağlar. Bu sayede fazla mesai veya eksik çalışma durumları objektif bir şekilde tespit edilir.

Devamsızlık Yönetimi: Personelin izin, rapor veya mazeretli devamsızlık durumlarını kayıt altına alır ve yöneticilere detaylı raporlar sunar.

İnsan Kaynakları Planlaması: Çalışanların devam durumları, izin kullanımları ve vardiya bilgileri üzerinden insan kaynakları planlaması yapılmasına olanak tanır.

Maaş Hesaplaması: Personel giriş çıkış takibi verileri, maaş hesaplamalarında kullanılarak adil ve doğru ücretlendirme yapılmasını sağlar.

Verimlilik Analizi: Çalışanların mesai saatlerindeki performansı ve verimliliği hakkında veri toplayarak iyileştirme alanlarının belirlenmesine yardımcı olur.

Güvenlik Kontrolü: İşyerine giriş-çıkış yapan personelin kontrolünü sağlayarak güvenlik tedbirlerine katkıda bulunur.

Yasal Uyumluluk: İş Kanunu ve diğer yasal düzenlemelere uygun şekilde çalışma saatlerinin belgelenmesini ve gerektiğinde raporlanmasını sağlar.

Personel takibi, özellikle PDKS gibi sistemlerle entegre edilerek, işletmenin hem operasyonel hem de stratejik kararlarında önemli bir rol oynar.

Personel Giriş Çıkış Takibi Yapmanın Faydaları Nelerdir?

Personel giriş çıkış takibi, işletmelere birçok açıdan fayda sağlar. Bu faydaları detaylı olarak inceleyecek olursak:

Verimlilik Artışı: Çalışanların mesai saatlerine uyumunun takip edilmesi, genel iş disiplinini artırır ve verimlilik üzerinde olumlu etki yaratır. Araştırmalar, düzenli giriş-çıkış takibi yapılan işyerlerinde verimliliğin %15-20 oranında artabildiğini göstermektedir.

Maliyetlerin Azalması: Manuel takip yerine elektronik personel takip sistemi kullanılması, hatalı ödemeleri ve gereksiz fazla mesai maliyetlerini azaltır. Doğru mesai takibi sayesinde işletmeler, yıllık bazda ciddi tasarruf sağlayabilir.

Adil Çalışma Ortamı: Tüm çalışanların aynı standartlarla takip edilmesi, işyerinde adalet duygusunu güçlendirir ve çalışanlar arasında eşitlik sağlar.

Zaman Tasarrufu: Otomatik personel takip sistemleri, yöneticilerin ve insan kaynakları departmanının manuel kayıt tutma ve hesaplama işlerine ayırdıkları zamanı büyük ölçüde azaltır.

Şeffaflık ve Güven: Elektronik personel takibi, çalışma saatlerinin şeffaf bir şekilde kayıt altına alınmasını sağlayarak işveren ve çalışan arasındaki güven ilişkisini güçlendirir.

İş Analizi ve Planlama: Toplanan veriler, iş yükü dağılımı, personel ihtiyacı ve vardiya planlaması gibi konularda daha doğru analizler yapılmasına olanak tanır.

Acil Durum Yönetimi: Personel giriş çıkış takibi, acil durumlarda (yangın, deprem vb.) binada bulunan personelin hızlı bir şekilde tespit edilmesini sağlayarak can güvenliğine katkıda bulunur.

Yasal Koruma: İş Kanunu gereğince çalışma saatlerinin kayıt altına alınması, olası anlaşmazlık durumlarında işvereni yasal açıdan korur.

Tüm bu faydalar göz önüne alındığında, etkin bir personel giriş çıkış takibi sisteminin işletmeler için sadece bir kontrol mekanizması değil, aynı zamanda stratejik bir yönetim aracı olduğu açıktır.

Personel Takibi Yapılması Gereken Sektörler Nelerdir?

Personel takibi, hemen hemen tüm sektörlerde faydalı olsa da, bazı sektörlerde daha kritik öneme sahiptir. İşte personel takip sistemi kullanımının özellikle önemli olduğu sektörler:

Üretim ve Fabrikalar: Vardiyalı çalışma düzeni, çok sayıda personel ve üretim verimliliğinin sürekli izlenmesi gereken fabrikalarda, PDKS ve personel takip sistemleri vazgeçilmezdir.

İnşaat ve Şantiyeler: Farklı lokasyonlarda çalışan personelin takibi, iş güvenliği kontrolleri ve proje bazlı çalışma sürelerinin hesaplanması için personel takibi kritik önem taşır.

Perakende ve Mağazacılık: Vardiyalı çalışma sistemi, çok sayıda şube ve satış performansı takibi gerektiren perakende sektöründe personel takip sistemi, verimlilik artışı sağlar.

Sağlık Kuruluşları: Hastaneler, klinikler ve sağlık merkezlerinde 7/24 hizmet verilmesi, nöbet sistemleri ve kritik personelin her an ulaşılabilir olması için etkili personel takibi şarttır.

Güvenlik Hizmetleri: Özel güvenlik şirketleri, güvenlik personelinin konumlarını ve devriye rotalarını takip etmek için personel takip sistemlerine ihtiyaç duyar.

Otel ve Konaklama: 24 saat hizmet veren otel ve konaklama tesislerinde vardiya takibi, departman bazlı personel yönetimi için personel giriş çıkış takibi önemlidir.

Çağrı Merkezleri: Yoğun çalışma temposu ve vardiya sistemine sahip çağrı merkezlerinde, personel verimliliği ve müşteri hizmet kalitesi için personel takibi gereklidir.

Lojistik ve Taşımacılık: Sürücüler, depo çalışanları ve dağıtım personelinin farklı lokasyonlardaki çalışma sürelerinin takibi için özel personel takip çözümleri kullanılır.

Eğitim Kurumları: Öğretmenlerin, akademik ve idari personelin devam durumu ve ders programlarına uyumu için personel takibi önemlidir.

Bankacılık ve Finans: Güvenlik gereksinimleri yüksek olan bankacılık sektöründe, personelin giriş-çıkış kontrolü ve yetkilendirme için gelişmiş personel takip sistemleri kullanılır.

Bu sektörlerin yanı sıra, 10 ve üzeri çalışanı olan her işletme için personel takip sistemi, verimlilik artışı ve yasal uyumluluk açısından faydalı bir yatırımdır.

Personel Takip Sistemi Nasıl Kurulur?

Etkili bir personel takip sistemi kurmak, işletmenin ihtiyaçlarına uygun çözümün seçilmesi ve doğru adımların izlenmesiyle mümkündür. İşte personel takip sistemi kurulum aşamaları:

1. İhtiyaç Analizi ve Planlama

• İşletmenin büyüklüğü, çalışan sayısı ve vardiya düzeni belirlenir
• Giriş-çıkış noktaları ve kontrol edilecek alanlar tespit edilir
• Bütçe ve teknik gereksinimler planlanır
• Yasal gereklilikler ve veri koruma düzenlemeleri gözden geçirilir

2. Doğru Sistemin Seçilmesi

• İşletmenin yapısına uygun donanım seçilir (kart okuyucu, parmak izi, yüz tanıma vb.)
• Yazılım özellikleri belirlenir (raporlama, entegrasyon ihtiyaçları vb.)
• Sistemin ölçeklenebilirliği ve gelecekteki genişleme planlarına uygunluğu değerlendirilir

3. Teknik Altyapı Hazırlığı

• Gerekli network ve elektrik altyapısı oluşturulur
• Server veya bulut tabanlı sistem için gerekli IT altyapısı hazırlanır
• Veri güvenliği için gerekli önlemler alınır

4. Kurulum ve Cihaz Yerleşimi

• Seçilen donanımlar belirlenen noktalara monte edilir
• Tüm cihazlar merkezi sisteme bağlanır
• Gerekli yazılım kurulumları yapılır

5. Sistem Konfigürasyonu

• Vardiya tanımlamaları, çalışma saatleri ve özel kurallar sisteme tanıtılır
• Departman ve personel grupları oluşturulur
• Yetkilendirme seviyeleri belirlenir

6. Personel Kaydı ve Eğitimi

• Tüm çalışanların sisteme kaydı yapılır (kart tanımlama, biyometrik kayıt vb.)
• Çalışanlara sistem kullanımı ile ilgili eğitim verilir
• Yöneticilere raporlama ve analiz eğitimi sağlanır

7. Test Süreci

• Sistem önce sınırlı bir kullanıcı grubuyla test edilir
• Olası hatalar ve iyileştirme alanları belirlenir
• Gerekli düzeltmeler yapılır

8. Tam Uygulamaya Geçiş

• Tüm personel için sistem aktif hale getirilir
• İlk haftalarda yakın takip ve destek sağlanır
• Eski sistemden yeni sisteme geçiş planı uygulanır

9. Entegrasyon ve Optimizasyon

• Personel takip sistemi, mevcut bordro ve ERP sistemleriyle entegre edilir
• İş akışları optimize edilir
• Gerekirse özel raporlama çözümleri geliştirilir

10. Düzenli Bakım ve Güncelleme

• Sistemin düzenli bakımı planlanır
• Yazılım güncellemeleri takip edilir
• Personel değişiklikleri zamanında sisteme yansıtılır

Etkili bir personel takip sistemi kurulumu, teknolojik altyapının yanı sıra, çalışanların sistemi benimsemesi ve doğru kullanması ile başarılı olur. Bu nedenle, sistem kurulurken çalışanlara sürecin faydaları ve kullanım detayları açıkça anlatılmalıdır.

Personel Takip Sistemi Hakkında Sıkça Sorulan Sorular