Özlük Dosyası Nedir, Nasıl Hazırlanır?

İnsan kaynakları yönetiminin belkemiği olan özlük dosyası, çalışan-işveren ilişkisinin hukuki haritasını oluşturan temel bir dokümantasyon aracıdır. İşe alım sürecinden başlayarak çalışma hayatının her anını belgeleyen bu dosyalar, yalnızca yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda organizasyonların risk yönetimi ve iş süreçlerinin şeffaflığı açısından stratejik bir varlıktır. İK uygulamalarında dijitalleşmeyle birlikte özlük dosyası yönetimi köklü bir dönüşüm yaşarken, temel prensipler ve yasal çerçeve sabit kalmaya devam etmektedir.

Personel Özlük Dosyası: Tanım ve Yasal Çerçeve

Personel özlük dosyası modern iş hukuku pratiğinin temel taşlarından birini anlamakla başlar. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi uyarınca, her çalışan için işveren tarafından oluşturulan özlük dosyası, işe alım sürecinden başlayarak çalışma hayatı boyunca biriken tüm resmi belgelerin sistematik bir şekilde saklandığı kapsamlı bir arşivdir. 

Bu dosya yalnızca bürokratik bir zorunluluk değil, aynı zamanda çalışan haklarının korunmasında ve iş yerindeki süreçlerin şeffaf yürütülmesinde kritik bir işlev görür.

İşçi özlük dosyası, çalışanın kimlik bilgilerinden sağlık raporlarına, eğitim belgelerinden iş sözleşmelerine kadar geniş bir yelpazede belgeyi kapsayan dinamik bir sistemden bahsedilir. Sarı özlük dosyası ifadesi ise genellikle fiziksel dosyaların renk kodlamasıyla ilgili geleneksel bir uygulamaya atıfta bulunur; ancak günümüzde dijitalleşme ile birlikte bu tür ayrımlar yerini entegre sistemlere bırakmaktadır.

Memur özlük dosyası, kamu sektörüne özgü bazı farklılıklar içerir. Kamu çalışanları için özlük dosyası, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu çerçevesinde daha katı düzenlemelere tabidir ve sicil raporları, terfi belgeleri gibi özel evrakları içerir. Özel sektördeki iş yeri özlük dosyası ise 4857 sayılı İş Kanunu’nun öngördüğü belgeler ön plana çıkar.

Özlük Dosyasını Kim Hazırlar?

Organizasyonel yapının büyüklüğüne göre değişkenlik gösterir. Küçük ve orta ölçekli işletmelerde genellikle muhasebe veya idari işler departmanı bu sorumluluğu üstlenirken, büyük kuruluşlarda özel olarak atanmış insan kaynakları uzmanları bu görevi yürütür. Yasal sorumluluk her halükarda işverene aittir ve özlük dosyalarının eksiksiz tutulmaması durumunda işveren cezai ve idari yaptırımlarla karşı karşıya kalabilir.

Modern insan kaynakları yönetiminde personel özlük dosyası hazırlama süreci, artık manuel işlemlerden uzaklaşmış durumdadır. PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) gibi entegre yazılımlar, çalışanların giriş çıkış, mesai verilerinin otomatik olarak dosyalanmasını sağlar.  

Çalışanlar, özlük dosyalarına erişim hakkına sahiptir ve işverenler bu talebi makul bir süre içinde karşılamakla yükümlüdür. Dijital sistemler bu süreci önemli ölçüde hızlandırır ve şeffaflığı artırır.

Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

İşe alım sürecinin başladığı andan itibaren her bir belgenin düzenli bir şekilde dosyalanması gerekir. İlk aşamada, aday değerlendirme formları ve özgeçmiş gibi belgeler toplanır. İşe kabul sonrasında ise resmi evrakların tamamlanması süreci devreye girer.

Fiziksel ve dijital arşivlemenin paralel yürütülmesi önerilir. Fiziksel dosyalarda orijinal belgeler kronolojik sırayla düzenlenirken, dijital ortamda taranmış kopyalar kategorilere ayrılarak saklanır. 

Özlük dosyası yönetiminde dikkate alınması gereken adımlar:

• İşe alım öncesinde gerekli belgelerin tam listesinin çalışana iletilmesi ve eksik evrak olmaması için kontrol mekanizması kurulması.
• Dijital arşivleme sisteminin kurulması ve KVKK uyumluluğunun sağlanması; kişisel verilerin korunması mevzuatına uygun altyapı oluşturulması.
• Periyodik güncellemelerin yapılması için hatırlatma sistemlerinin devreye alınması ve özlük dosyalarının canlı tutulması.
• Yedekleme protokollerinin belirlenmesi ve veri kaybına karşı güvenlik önlemlerinin alınması.
• Erişim yetkilendirmelerinin net bir şekilde tanımlanması ve yetkisiz erişimin önlenmesi.

Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

Personel özlük dosyası içeriği listesi, iş ilişkisinin tüm aşamalarını kapsar. İş Kanunu ve ilgili yönetmelikler, özlük dosyasında mutlaka bulunması gereken belgeleri açıkça tanımlar. Bu belgelerin eksikliği, işletme ve çalışan açısından ciddi sorunlara yol açabilir.

İşe Giriş Aşamasında Gereken Evraklar

İşe alım sürecinde toplanması gereken belgeler, çalışanın kimlik ve niteliklerini teyit eden temel evraklardan oluşur. Nüfus cüzdanı fotokopisi, diploma veya mezuniyet belgesi, adli sicil kaydı, iş başvuru formu ve özgeçmiş bu kategoride yer alır. İşe giriş bildirgesi (SGK), işe giriş sağlık raporu, kan grubu raporu ve banka hesap bildirim formu da ilk günden itibaren dosyada bulunması gereken belgelerdir.

İş sözleşmesi ve varsa iş sözleşmesine ek protokoller, gizlilik ve rekabet yasağı taahhütnameleri, çalışma yönetmeliği veya toplu iş sözleşmesi bilgilendirme formu da işe giriş aşamasında imzalanıp dosyalanan önemli evraklardır. 

Çalışma Süresi Boyunca Eklenecek Belgeler

İş ilişkisi devam ederken özlük dosyasına eklenmesi gereken evraklar, çalışanın kariyer gelişimini ve işletme içindeki hareketliliğini belgeler. Ücret artış yazıları, pozisyon değişiklikleri, departman transferleri gibi işlemler mutlaka dokümante edilir. Yıllık izin, ücretsiz izin, doğum izni, askerlik izni gibi izin belgeleri de tarih ve süre bilgileriyle birlikte saklanır.

Performans değerlendirme formları, eğitim katılım sertifikaları, takdir ve ödül belgeleri çalışanın gelişimini gösteren değerli kaynaklardır. Öte yandan, uyarı yazıları, disiplin kurulu kararları gibi olumsuz belgeler de yasal gereklilik olarak dosyada yer alır. Periyodik sağlık muayene raporları, özellikle tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde çalışanlar için yasal zorunluluktur ve belirli aralıklarla yenilenmesi gerekir.

İşten Ayrılış Sürecindeki Evraklar

İş ilişkisi sona erdiğinde, çalışanın özlük dosyasından bir kopya alması mümkündür ancak orijinal dosya işverenin elinde kalır. İşten ayrılma aşamasında dosyaya eklenmesi gereken belgeler arasında istifa dilekçesi veya fesih bildirimi, işten çıkış bildirgesi (SGK), kıdem ve ihbar tazminatı hesaplamaları, izin hak ediş belgesi ve iş yeri teslim tutanağı yer alır.

Çalışana verilen iş sonu belgeleri arasında işe giriş-çıkış onaylı hizmet belgesi, ücret bordroları, emeklilik keseneği ve işsizlik sigortası belgeleri bulunur. Çalışanın dosyasının bir kopyasını talep edebileceği ancak orijinal evrakların işverenin saklama yükümlülüğü altında kaldığı unutulmamalıdır.

Özlük Dosyasının Saklanma Süresi ve Hukuki Çerçevesi

İşverenler, iş ilişkisi sona erdikten sonra da özlük dosyalarını belirli süreler boyunca saklamakla yükümlüdür. Bu süre, belgenin türüne ve hukuki niteliğine göre değişkenlik gösterir.

Özlük dosyalarının fiziksel ortamda saklanması durumunda, nem, ısı ve güvenlik koşullarına uygun arşiv alanları oluşturulmalıdır. Dijital arşivleme tercih edildiğinde, KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) uyumluluğu önem taşır. 

Özlük belgesi, genellikle yeni bir işe başvuru sırasında veya emeklilik işlemlerinde talep edilir. İşverenler, geçmiş çalışma süreleri ve deneyimleri teyit etmek amacıyla eski özlük belgelerini talep edebilir. Bu nedenle çalışanların, önceki işverenlerinden temin ettikleri özlük belgelerini özenle saklamaları tavsiye edilir.

Özlük Dosyası Tutmamanın Sonuçları

Özlük dosyası tutmamanın yasal sonuçları, işverenlerin karşılaşabileceği ciddi riskleri ortaya koyar. İş Kanunu’nun 104. maddesi uyarınca, özlük dosyası tutma yükümlülüğüne uymayan işverenler için her bir çalışan için idari para cezası öngörülmüştür. 2025 yılı itibarıyla özlük dosyası tutmama cezası 21.213 TL olarak belirlenmiştir. Bu tutarlar her yıl yeniden değerleme oranında artırılmaktadır.

İş Teftiş Kurulu’nun yaptığı denetimlerde, özlük dosyalarının eksik veya usulsüz tutulduğunun tespit edilmesi durumunda iş yeri kapatma cezasına varan yaptırımlar uygulanabilir. 

Ayrıca iş mahkemelerinde açılan davalarda özlük dosyalarının ibraz edilememesi, işveren aleyhine ispat yükünün ters çevrilmesine neden olabilir. Özellikle işe iade davaları, kıdem tazminatı uyuşmazlıkları ve iş kazası davalarında özlük dosyalarının eksiksiz olması hayati önem taşır.

Çalışanların kendi verilerine erişimi engellenemez. İşverenin bu talebi karşılamaması veya geciktirmesi, ek hukuki problemlere yol açar. Şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkesi gereği, çalışanların kişisel bilgilerine ulaşma hakları korunmalıdır.

Özlük Dosyası Yönetimi ve PDKS

Modern insan kaynakları uygulamalarında özlük dosyası yönetimi, geleneksel kağıt tabanlı sistemlerden dijital platformlara doğru hızlı bir dönüşüm yaşamaktadır. PDKS çözümleri bu dönüşümün merkezinde yer alarak bazı özlük işlemlerini otomatikleştirir ve insan kaynaklarının stratejik fonksiyonlara odaklanmasını sağlar.

PDKS çözümleri, giriş-çıkış, mesai ve izin verilerini özlük dosyasıyla entegre edebilir; diğer belgeler manuel veya diğer sistemler aracılığıyla eklenebilir. Örneğin, bir çalışanın yıllık izin kullanımı sisteme kaydedildiğinde, ilgili izin belgesi dijital özlük dosyasına eklenir. Bu entegrasyon, insan kaynakları departmanının iş yükünü ve hata riskini azaltır.

Geçmiş yıllarda manuel olarak tutulan puantaj cetvelleri, izin formları ve mesai belgeleri artık sistem tarafından otomatik üretilir. Bu sayede hem insan hatası riski azalır hem de zaman tasarrufu sağlanır.

Dijital özlük dosyası sistemleri, bulut tabanlı altyapılar üzerinde çalıştığında, coğrafi kısıtlamalar ortadan kalkar. Uzaktan çalışma modellerinin yaygınlaştığı günümüzde, yöneticiler ve İK uzmanları dünyanın herhangi bir yerinden özlük dosyalarına güvenli bir şekilde erişebilir. Mobil uygulamalar sayesinde çalışanlar da kendi belgelerini görüntüleyebilir, izin talepleri oluşturabilir ve özlük dosyalarına eklenmek üzere belge yükleyebilir.

Veri güvenliği, dijital özlük dosyası yönetiminin en kritik bileşenlerinden biridir. KVKK uyumluluğu sağlanmış sistemler, şifreleme, çok faktörlü kimlik doğrulama ve rol tabanlı erişim kontrolleri ile kişisel verileri korur. 

Ayrıca sistemde yapılan tüm işlemler log kayıtlarında tutulur ve denetim izleri oluşturulur. Bu özellik, KVKK uyarınca veri sorumlusunun hesap verebilirlik yükümlülüğünü yerine getirmesine yardımcı olur.

Özlük dosyası yönetimi yasal yükümlülüklerin ötesinde çalışan deneyimini de etkiler. Şeffaf, erişilebilir ve güncel özlük dosyaları, çalışanların organizasyona olan güvenini artırır. Dijital sistemler sayesinde çalışanlar, özlük belgelerini anında görüntüleyebilir, referans mektupları talep edebilir ve kariyer gelişimlerini takip edebilir. 

Özlük Dosyası İle İlgili Sıkça Sorulan Sorular