Firmalar ya da kurumlar personel devam kontrol sistemi kurmak istediklerinde genelde sektörel araştırma yaparlar ya da çevrelerinde güvendikleri referanslardan yola çıkarlar. Öte yandan, personel takip sistemlerine dair özellikle çalışanlar arasında PDKS sistemleri hakkında yanlış bilinenler olabilir. Firmanın PDKS sistemi kurdurmak istediğine dair haberler yayıldığında, sigara molalarında da aslı olmayan, kulaktan dolma bilgiler dolaşmaya başlar. Bu makalemizde personel giriş çıkış takip sistemi de olarak bilinen PDKS sistemleri hakkında yanlış bilinenleri açıklığa kavuşturarak doğrularını açıklayacağız.
PDKS’ye Dair Doğru Zannedilen Yanlış Fikirler
Personel devam takip sistemlerinin kısaltması olan PDKS işletmelere pek çok açıdan avantajlar sunar. Ancak çalışanlar tarafında PDKS sistemleri hakkında yanlış bilinenler vardır ki bu sistemle ilgili ön yargılara sebep olur. Bunlar:
- Yanlış! X “PDKS Biyometrik Verilerimi Tutuyor!”
- Yanlış! X “PDKS Sistemleri Maaşlarımızı Kesmek İçin Kuruluyor!”
- Yanlış! X “PDKS Programındaki Bilgilerimizi Herkes Görüyor!”
- Yanlış X “PDKS sistemleri Çok Pahalı ve Gereksiz Bir Harcama!
1. Yanlış! X “PDKS Biyometrik Verilerimi Tutuyor!”
Biyometrik özelliğin kullanıldığı parmak okuma cihazı ya da yüz tanıma sistemleri kişilerin biyometrik verilerini birebir kaydetmez ya da saklamaz. Biyometrik okuyucular sistemsel olarak parmak izinizi ya da yüz hatlarınızı okuyucuya yaklaştırdığınızda, yazılımındaki algoritma vasıtasıyla tanımlar ve tekil bir şablona dönüştürür. Ardından ad, soyad, departman gibi kişisel bilgilerinizle birlikte bu şablonu kaydeder. Biyometik okuyucuları kullanarak personel giriş-çıkışı yaptığınızda onaylanan ya da reddedilen veri, önceden tanımlı olan şablondur. Sonuç olarak parmak izi okuyucular ya da yüz tanıma cihazları, cihazların içinde kullanılan teknoloji gereği birebir parmak izinizi ya da yüz çehresini kayıt altına almaz. Bu kişisel verilerinizi depolamaz. Bu noktada sektörde uzman Özgür Zaman’ın ürettiği ve satışa sunduğu parmak izi okuyucular ve yüz tanıma sistemleri yürürlükteki KVKK ile de uyumlu olduğunu söyleyebiliriz. Böylece PDKS sistemleri hakkında yanlış bilinenler arasında kişisel verileriniz ile ilgili endişelenmenize gerek yoktur.
2. Yanlış! X “PDKS Sistemleri Maaşlarımızı Kesmek İçin Kuruluyor!”
Çalışanlar açısından öncelikle PDKS sistemleri hakkında yanlış bilinenler arasında maaş kesintisine sebep olması yer alır. Puantaj ve maaş hesaplama PDKS sistemlerinin uzantılarından biridir. Personel devam kontrol sistemleri bu entegre ürünlerin sunduğu genel konsept itibariyle değerlendirilmelidir. Bir PDKS sistemi sadece personel giriş çıkış takibi, yani işe geliş ve gidiş saatlerinin düzenlenmesi ve kayıt altına alınması için de kurulabilir. Tercih etmeyen firmalar puantaj uygulamasını işlevsel olarak kullanmak zorunda değildir. Bu şekilde kurulan PDKS uygulamaları daha ziyade fiziki güvenlik önlemi olarak işlev görmektedir.
Puantaj ve maaş hesaplaması sistemini entegre kullanmayı tercih eden firmalar, personel takibini yaptıktan sonra olası maaş kesintilerini salt bir uyarı aracı olarak da kullanmayı tercih edebilirler. Madalyonun öteki yüzünde fazla mesai, prim hakkı, tatil günü mesai ödemesi gibi standart maaşa ek gelir olacak uygulamalar da puantaj sistemi üzerine işlenebilir. Bir PDKS sisteminde olası ödeme kesintilerinin yanı sıra ek gelirler de aynı biçimde listelenir. Dolayısıyla PDKS personeli, çalışanı tehdit etme amaçlı değil, tam aksine tüm çalışanların mesai hakkını gözetecek biçimde kurgulanır ve programlanır.
3. Yanlış! X “PDKS Programındaki Bilgilerimizi Herkes Görüyor!”
Bir donanım ve yazılım bütünlüğü olan personel devam takip sistemine işlenen her türlü veri sadece o kurum tarafından yetkilendirilmiş kişi ya da kişilerce görüntülenebilir. Firma sahipleri arzu ederlerse sadece IK veya muhasebe departmanında sorumlu tek bir yetkiliye, bu datalar için erişim hakkı verebilir. PDKS sistemine girilen ya da işlenen veriler, personel özlük klasörlerinin dijitalleştirilmiş hali gibi varsayılabilir. Firmalarda bu fiziki klasörlere kimin erişim hakkı varsa, PDKS programlarında da bu erişim dijital olarak sınırlanabilir. Dolayısıyla bir kurum içerisinde bilgisayar ağına giren herkesin PDKS sistemine işlenen tüm verileri görmesi, izlemesi ya da işlemesi mümkün değildir. Böylece PDKS sistemleri hakkında yanlış bilinenlerden bir sorun daha çözülmüş olur.
4. Yanlış X “PDKS sistemleri Çok Pahalı ve Gereksiz Bir Harcama!”
Personel takip sistemleri ve bunlara entegre çalışan puantaj, maaş hesaplama gibi programlar yazımızın girişinde de belirttiğimiz üzere bir donanım ve yazılımlar bütünüdür. Kurumunuza fiziki olarak kurulan donanım, personel giriş çıkışları kart okuyucu ya da biyometrik sistemlerle takip altına alır. Akabinde entegre yazılıma hangi personelin saat kaçta, nereye giriş çıkış yaptığı bilgisi iletilir. Bu veri merkezi sistemde yazılım programına işlenir. Dolayısıyla PDKS sistemleri hakkında yanlış bilinenler arasında çok pahalı olması da yer alır. Ancak Özgür Zaman bu konuda sizlere uygun çözümler sunar. Özgür Zaman’da PDKS yazılımına entegre kurulmuş bir puantaj ve muhasebe programı varsa veri bu kısma aktarılır. Ayrıca bu sistem bütününe yemekhane takip, lavabo takip, öğrenci takip, üye takip gibi ekstra yazılım ve sistemler de entegre edilebilir.
PDKS sistemindeki cihaz donanımları bir kez fiziki olarak kurulduktan sonra (olası arızalar ve periyodik bakımlar harici) firmalara ekstra masraf çıkarmayan ve sağladığı avantajlarla geri dönüşü yüksek olan yatırımlardır. PDKS firmanızı hem güvenlik açısından korur hem de personel devam kontrol sistemi aracılığı ile çalışan akışınızı yönetmenize olanak verir. İki temel avantajının yanı sıra ek hizmetlerle de zenginleştirilebilen PDKS sistemleri, firmalar açısından yeni çağın gereksinimidir.
Önceki yazımıza https://ozgurzaman.com/rfid-nedir-faydalari-nelerdir/ linkinden ulaşabilirsiniz.
