Yıllık İzin Nasıl Hesaplanır? 

İş gücü planlamasında en hassas konulardan biri, çalışanların yıllık izin haklarının doğru şekilde belirlenmesidir. Hizmet süresine göre değişen izin günleri, hafta tatillerinin hesaba katılması ve yasal düzenlemeler süreci karmaşık hale getirir. Yanlış hesaplamalar yalnızca bordro hatalarına değil, yasal risklere ve çalışan memnuniyetsizliğine de yol açabilir. Peki yıllık izin nasıl hesaplanır ve hangi kriterlere dikkat edilmelidir?

Yıllık İzin Nedir?

4857 sayılı İş Kanunu’nun 53. maddesi kapsamında düzenlenen ve en az bir yıl çalışmış işçilere tanınan yasal bir haktır. Bu hak kapsamında çalışanlar belirli süre boyunca iş yerinde bulunmaksızın ücretlerini almaya devam ederler.

Türkiye’deki istihdam yapısında bu hak, sadece bir dinlenme süreci değil, aynı zamanda işçi sağlığı ve iş verimliliği açısından önemli bir düzenleme olarak konumlanır. İşverenler açısından ise personel devamsızlık yönetiminin en öngörülebilir bileşenlerinden birini oluşturur.

Birçok işveren süreci yalnızca yasal bir zorunluluk olarak görürken, doğru hesaplama aslında iş gücü maliyetlerinin öngörülebilirliğini doğrudan etkiler. Yanlış hesaplanan haklar, beklenmedik personel eksikliklerine veya fazla ödeme yapılan ücretlere yol açabilir.

Yıllık İzin Hakkı Ne Zaman Kazanılır?

İşçinin aynı işverenin yanında kesintisiz olarak bir yıl çalışması sonucunda bu hak doğar. Burada “kesintisiz” ifadesi önem taşır. İş sözleşmesinin feshi ve yeniden işe alım durumlarında kıdem süresi sıfırlanır.

Hizmet süresinin başlangıcı işçinin fiilen işe başladığı tarihtir. Ancak işe giriş tarihi ile iş sözleşmesinin imzalandığı tarih arasında fark varsa, erken olan tarih esas alınır. Bu detay, özellikle sigorta başlangıç tarihinin farklı olduğu durumlarda karışıklık yaratabilir.

Hak kazanılmadan önce işten ayrılan çalışanlara izin ücreti ödenmez. Ancak bir yıl dolmadan önce işverenin tek taraflı feshi durumunda, çalışan kıdem tazminatı alacaksa izin ücreti de ödenir. Bu ayrım bordro hesaplamalarında sıkça atlanan bir detaydır.

Yıllık İzin Süresi Nasıl Hesaplanır?

Yıllık izin süresi hesaplarken temel belirleyici faktör, işçinin aynı işverenin yanındaki toplam hizmet süresidir. İş Kanunu’na göre izin süreleri, hizmet yılı aralıklarına göre kademeli olarak artar.

Hizmet Süresine Göre Yıllık İzin Hesaplama

İş Kanunu’nun 53. maddesine göre belirlenen yıllık izin süreleri şu şekildedir:

Kıdem Yılına Göre İzin Gün Sayısı

Hizmet süresinin hesaplanmasında dikkat edilmesi gereken birkaç önemli nokta vardır. İşçinin toplam hizmet süresi içinde geçen her yıl, sonraki yılın iznini etkiler. Örneğin işe giriş tarihi 15 Mart 2020 olan bir çalışan, 15 Mart 2021’de ilk hakkını kazanır ve 14 gün izin kullanabilir.

15 Mart 2025 ile 15 Mart 2026 arasında ise beşinci yıl tamamlanacağı için, bu dönemde hala 14 günlük hak geçerlidir. Ancak 15 Mart 2026 tarihinden itibaren beşinci yılı doldurmuş sayılır ve süre 20 güne çıkar.

Hesaplamada karışıklık yaratan bir diğer durum, yarım kalan yıllardır. İşçi bir yılını tamamlamadan işten ayrılırsa ve yukarıda belirtilen koşulları taşıyorsa, çalıştığı süre oranında izin ücreti alır. Ancak bu durumda fiilen izin kullanma hakkı doğmaz.

Yıllık İzin Ücreti Nasıl Hesaplanır?

İşçinin normal çalışma günlerinde aldığı ücret esas alınır. İşçi izinde olduğu günler için çalışmış gibi ücret alır ve bu süre içinde iş akdi devam eder.

Brüt Ücret Üzerinden Hesaplama Yöntemi

Günlük brüt ücret belirlenir ve kullanılan izin gün sayısı ile çarpılır. Aylık ücretli çalışanlar için aylık brüt ücret 30 güne bölünerek günlük tutar bulunur.

Örnek vermek gerekirse: Aylık 45.000 TL brüt ücret alan bir çalışanın 14 günlük yıllık izin ücreti şöyle hesaplanır:

• Günlük brüt ücret: 45.000 ÷ 30 = 1.500 TL
• 14 günlük izin ücreti: 1.500 × 14 = 21.000 TL (brüt)

Bu tutar üzerinden SGK primleri ve gelir vergisi kesintisi yapılarak net ücret hesaplanır. Sıklıkla unutulan nokta, ikramiye ve prim gibi ödemelerin izin ücretine dahil edilip edilmeyeceğidir. Düzenli ve sürekli ödenen her türlü ücret unsuru hesaplamaya dahil edilir.

İşçi iznini kullanmadan işten ayrılırsa, kullanmadığı günler için hesaplanan ücret, işten çıkış ödeme tablosuna eklenir. Bu durumda son ücret üzerinden hesaplama yapılır.

PDKS Sistemleri ile Yıllık İzin Takibi

İK yönetiminde sürecin dijitalleşmesi, hem hata oranını azaltır hem de işgücü planlamasını optimize eder. Özgür Zaman gibi PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) çözümleri, bu noktada stratejik bir araç olarak öne çıkar.

Geleneksel manuel izin takibi sistemlerinde, çalışanların giriş tarihleri, hizmet süreleri ve kullanılan izin günlerinin Excel tabloları üzerinde yönetilmesi, özellikle orta ve büyük ölçekli şirketlerde sürdürülebilir değildir. Bir çalışanın izin hakkının yanlış hesaplanması, yasal sorumluluk oluşturur ve personel memnuniyetini olumsuz etkiler.

PDKS sistemleri işe giriş tarihinden itibaren otomatik olarak hizmet süresini takip eder ve yasal düzenlemelere göre izin haklarını hesaplar. Çalışanlar, sistemler üzerinden izin taleplerini oluşturabilir, yöneticiler onay süreçlerini yönetebilir ve İK departmanları tüm izin kayıtlarını merkezi olarak takip edebilir.

Entegre PDKS çözümlerinin sunduğu bir diğer avantaj, bordro sistemleriyle senkronizasyondur. Ücret hesaplaması, sistemin bordro modülü ile entegre çalıştığında otomatik olarak gerçekleşir. Bu özellikle aylık kapanış süreçlerinde zaman kazandırır ve hata payını minimize eder.

Dikkat çekici olan, PDKS verilerinin analitik raporlama imkanı sunmasıdır. İşverenler, departman bazında izin kullanım oranlarını, yoğun izin dönemlerini ve kullanılmayan izin birikimlerini görsel raporlarla takip edebilir. Bu veriler işgücü planlaması ve bütçe planlamaları için değerli içgörüler sağlar.

Yıllık İzin Hesaplamasında Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

• Ulusal bayram ve genel tatil günleri süresinden sayılmaz. Örneğin 29 Ekim Cumhuriyet Bayramı’nın süresine denk gelmesi durumunda, bu gün haktan düşülmez ve çalışana ek bir gün verilir.
  
• İşçinin hastalık nedeniyle rapor alması durumunda, rapor süresi düşülmez. Ancak çalışan izinli olduğu dönemde rapor alırsa, rapor süresince süre akmaz ve kalan günler saklı kalır.
• Bir yılını doldurmadan işten ayrılan işçiler yıllık izin hakkı kazanmaz, dolayısıyla izin ücreti de talep edemez. Ancak işveren feshi ve kıdem tazminatına hak kazanılması halinde, kullanılmamış izin ücretleri de ödenir.
• İşveren, işletmenin mevsimlik çalışma dönemlerini ve işin yoğunluğunu dikkate alarak dönemleri belirleyebilir. Ancak bu yetki, işçinin hakkını tamamen ortadan kaldırmaz, yalnızca zamanlamasını düzenler.
• Primler ve ikramiyeler, düzenli ödenmesi koşuluyla hesaplamaya dahil edilir. Performansa bağlı değişken ödemeler ise ortalama üzerinden değerlendirilir.
• İş sözleşmesinin askıya alındığı dönemler (ücretsiz izin, grev, lokavt gibi) hizmet süresinin hesabına katılmaz. Bu durum hakkın kazanımını geciktirir.

Yıllık İzin Kullanımında İşveren ve İşçi Hakları

• İşveren, iş yerinin teknik ve ekonomik gerekliliklerini göz önünde bulundurarak izin zamanını belirleme hakkına sahiptir. Bu yetki keyfi kullanılamaz, iş yeri düzeninin korunması ve işin sürekliliği gibi makul gerekçelere dayanır.
• Hafta tatili günleri (Pazar günü) izin süresinden sayılmaz ve izin süresine eklenir. Örneğin, 14 günlük yıllık izin kullanan bir işçinin izin süresi içinde 2 Pazar günü varsa, işçi toplam 16 gün iş yerinden uzak kalır ancak sadece 14 günlük izin hakkı kullanmış sayılır. 
• Hafta tatili günlerinin ücreti de ayrıca ödenir. Cumartesi günü kural olarak iş günüdür ve yıllık izin süresine dahil edilir. Ancak iş sözleşmesinde veya toplu iş sözleşmesinde cumartesi günü açıkça “hafta tatili” olarak belirtilmişse, pazar günü gibi izin süresinden sayılmaz.
• İşçi, iznini kullanırken işverenin belirlediği döneme uymak zorundadır. Ancak işveren, talebi makul bir gerekçe olmadan sürekli erteleyemez. Uzun süreli erteleme, İş Kanunu’na aykırılık oluşturur.
• Hak para ile değiştirilemez; işçi bunu kullanmak zorundadır. İşveren, “izin kullanma, karşılığında fazla ücret alayım” önerisini kabul edemez. Ancak iş sözleşmesinin sona ermesi halinde kullanılmayan süreler ücret olarak ödenir.
• İşveren, en fazla bir yılın iznini erteleyebilir. İki yılın birikmiş iznini üçüncü yıla devretme hakkı yoktur. Bu düzenleme, çalışanların düzenli olarak dinlenme hakkını kullanmalarını güvence altına alır.
• İşçi, izne çıkmadan önce avans olarak ücret talep edebilir. Bu talebe uyulması yasal bir zorunluluk değildir, ancak yerleşik iş hayatı pratiğinde genellikle karşılanan bir beklentidir.
• Toplu iş sözleşmeleri, kanundan daha fazla süre öngörebilir. Örneğin bazı sektörlerde hizmet yılına bakılmaksızın 20 gün tanınması gibi düzenlemeler bulunur. Bu durumda üst norm olan toplu iş sözleşmesi hükmü uygulanır.
• İşçinin talebi ve işverenin kabulü ile izin bölünerek kullanılabilir. Ancak bölünen parçalardan en az birinin 10 günden az olmaması gerekir. Bu düzenleme, 26 Nisan 2016 tarihinde 6704 sayılı kanunla yapılan değişiklikle getirilen esnekleştirmeyi yansıtır.
  

Yıllık İzin İle İlgili Sıkça Sorulan Sorular