PDKS Nedir, Neden Önemlidir?

Çoğu işletme sahibi için çalışan takibini doğru ve adil şekilde yapmak her zaman kolay olmuyor. Giriş-çıkış saatlerini elle takip etmek hem zaman alıyor hem de hata payı yüksek olabiliyor. Bu noktada devreye Personel Devam Kontrol Sistemi, yani PDKS giriyor.

PDKS, çalışanların işe ne zaman gelip çıktığını otomatik olarak ve yüksek hassasiyetle kaydeden bir sistem. Böylece manuel işlemler ortadan kalkıyor, bordro hesaplamaları daha doğru hale geliyor ve işletmeler hem zaman hem de iş gücü açısından büyük bir avantaj elde ediyor. Ayrıca, çalışan verimliliğini objektif verilerle ölçmek ve yasal yükümlülükleri eksiksiz yerine getirmek de çok daha kolay hale geliyor.

Peki PDKS nedir, neden önemli? Bu yazıda PDKS sisteminin ne olduğunu, neden bu kadar önemli olduğunu ve işletmelere nasıl katkı sağladığını detaylıca ele aldık.

PDKS Nedir?

PDKS, yani Personel Devam Kontrol Sistemi, çalışanların işe ne zaman girip çıktığını, ne kadar süre çalıştığını, devamsızlıklarını ya da fazla mesailerini dijital olarak takip eden bir sistemdir. Kulağa teknik gelse de, aslında hem yöneticiler hem de çalışanlar için işleri kolaylaştıran, şeffaflık sağlayan bir araçtır.

Bu sistem sayesinde insan kaynakları süreçleri daha düzenli ilerler, manuel kayıtlarla zaman kaybetmeye gerek kalmaz. Parmak izi, yüz tanıma, kartlı geçiş ya da mobil uygulama gibi farklı teknolojilerle çalışabilen PDKS, verileri saniyeler içinde işler ve olası hataların önüne geçer.

Örneğin; bir çalışan sabah işe geldiğinde parmak izini okutur, sistem bu saati otomatik olarak kaydeder. Aynı şekilde işten çıkarken de çıkış saatini alır. Böylece kimse “eksik yazılmış”, “yanlış girilmiş” gibi sorunlarla uğraşmaz. Üstelik bu verilerle oluşturulan raporlar, yöneticilere hem devamsızlık takibi hem de maaş hesaplamalarında büyük kolaylık sağlar.

Kısacası PDKS, sadece bir giriş-çıkış takip sistemi değil; iş yerindeki düzenin, verimliliğin ve adil çalışma ortamının dijital destekçisidir.

PDKS Ne İşe Yarar?

PDKS sistemleri, modern işletmelerin karşılaştığı personel yönetimi zorluklarına kapsamlı çözümler sunar. Bu sistemler sadece basit bir devam takibi aracı değil, stratejik insan kaynakları yönetimi için önem taşır.

Temel fonksiyonları arasında çalışanların normal mesai, geç geliş, erken çıkış, fazla mesai ve izin durumlarının otomatik kaydedilmesi yer almaktadır. Manuel veri girişine gerek kalmadan, tüm personel hareketleri sistem tarafından anlık olarak işlenmekte ve raporlanır.

PDKS, her işletmenin kendine özgü çalışma yapısına göre özelleştirilebilen esnek bir teknoloji platformudur. Vardiyalı çalışma sistemlerinden esnek mesai saatlerine, proje bazlı çalışmalardan saha personeli takibine kadar geniş bir kullanım alanına sahiptir.

Personel Devam Kontrol Sisteminin Özellikleri

PDKS, şirketlerin veya kuruluşların çalışanlarının çalışma saatlerini kaydetmek, devamsızlık durumlarını izlemek ve personel verimliliğini artırmak amacıyla kullanılmaktadır. Sistemin sahip olduğu bir dizi özellik de vardır.

Aşağıdaki tabloda PDKS özelliklerini inceleyebiliriz:

Bu özellikler, PDKS sistemlerinin sadece basit bir devam takibi aracı olmadığını, kapsamlı bir insan kaynakları yönetim platformu olduğunu göstermektedir. Sistemin analitik yetenekleri, işletmelerin personel verimliliğini maksimize etmelerini sağlamaktadır. Bunlar detaylı olarak aşağıdaki gibidir:

• Zaman kaydı: Çalışanların giriş ve çıkış saatlerini hassas bir şekilde kaydetme yeteneğine sahiptir. Bu sayede şirketler çalışanların ne zaman işe geldiğini ve ne zaman ayrıldığını kolaylıkla takip edebilir. Ayrıca çalışanlarının fazla mesai saatlerini de kaydederek ücret hesaplamasını doğru bir şekilde yapabilir.
• Devamsızlık izleme: Personelin devamsızlık durumlarını izleme yeteneğine sahiptir. Böylece şirketler, işe zamanında gelmeme, izinsiz ayrılma veya sık sık rapor almadan devamsızlık gibi sorunları tespit edebilir ve gerekli önlemleri alabilir.
• Verimlilik analizi: Çalışanların iş saatleri boyunca ne kadar verimli olduklarını analiz etme imkanı sunar. Bu sayede şirketler, çalışanların işe odaklanma düzeyini ve performansını değerlendirebilir. Ardından yapılan analizler doğrultusunda çalışanlarına geri bildirimler sağlayarak verimliliği artırabilir ve iş süreçlerini optimize edebilir.
• Raporlama ve analiz: İşverenlere ayrıntılı raporlar ve analizler sunar. Bu raporlar, çalışanların devam durumu, mesai saatleri, izin kullanımı gibi bilgileri içerir. Böylece şirketler, personel yönetimi süreçlerini daha etkili bir şekilde planlayabilir ve kararlarını veriye dayalı olarak alabilir.
• Entegrasyon imkanı: Diğer şirket sistemleriyle entegre çalışabilir. Entegrasyon sayesinde, personel yönetimi süreçlerinin daha verimli ve otomatik hale gelmesi sağlanır. Örneğin personel takip sistemi maaş hesaplaması sistemine entegre edilerek çalışanların fazla mesai saatleri üzerinden ücret hesaplaması otomatik olarak yapılabilir.

Yukarıdaki özelliklere sahip olan PDKS, işletmelere beraberinde pek çok avantajı getirir. Böylece firmaların yönetim süreçlerini optimize etmelerini sağlar.

PDKS Cihazları Nedir?

PDKS cihazları personel devam kontrol sisteminin donanım ayağını oluşturan fiziksel ekipmanlardır. Bu cihazlar, çalışanların kimlik doğrulamasını gerçekleştirerek giriş-çıkış kayıtlarını otomatik olarak sistemde saklamaktadır.

Biyometrik PDKS Cihazları

Biyometrik PDKS cihazları, çalışanların benzersiz fiziksel özelliklerini kullanarak kimlik doğrulaması yapan gelişmiş teknoloji ürünleridir. Parmak izi tarayıcıları, yüz tanıma sistemleri, retina tarayıcıları ve avuç içi damar okuyucuları bu kategorinin en yaygın örnekleridir.

Bu cihazların en büyük avantajı, kimlik hırsızlığını tamamen ortadan kaldırmasıdır. Çalışanlar kartlarını unutabilir veya başkasına verebilir, ancak biyometrik veriler kopyalanamaz. Modern biyometrik PDKS cihazları, 0.1 saniyeden daha kısa sürede kimlik doğrulaması yapabilmektedir.

Kartlı PDKS Sistemleri

Kartlı PDKS sistemleri, çalışanlara verilen özel kartlar veya anahtarlıklar aracılığıyla devam takibi yapan sistemlerdir. RFID, manyetik şerit veya proximity teknolojileri kullanan bu sistemler, maliyet etkinliği açısından öne çıkmaktadır.

Bu sistemlerde çalışanlar, kartlarını okuyucu cihaza yaklaştırarak veya kaydırarak giriş-çıkış işlemlerini gerçekleştirmektedir. Kartlı sistemlerin bakım maliyetleri düşük olsa da, kart kaybı veya unutma durumları operasyonel zorluklar yaratabilmektedir.

Mobil PDKS Uygulamaları

Mobil PDKS uygulamaları, akıllı telefon ve tablet teknolojilerini kullanarak çalışanların her yerden devam kaydı yapmalarını sağlayan gelişmiş çözümlerdir. GPS konum doğrulama, QR kod okutma ve beacon teknolojisi gibi özelliklerle desteklenen bu uygulamalar, uzaktan çalışma modellerinin vazgeçilmez araçlarıdır.

Çalışanlar mobil uygulama üzerinden sadece giriş-çıkış kaydı yapmakla kalmayıp, izin talepleri, mesai durumu sorgulama ve kişisel raporlara erişim gibi işlemleri de gerçekleştirebilmektedir.

PDKS Yazılımları Nedir?

PDKS yazılımları, donanım cihazlarından toplanan verileri işleyen, raporlayan ve analiz eden yazılım çözümleridir. Bu yazılımlar, ham verileri anlamlı bilgilere dönüştürerek yöneticilerin stratejik kararlar almasını sağlamaktadır.

Bulut tabanlı PDKS yazılımları, işletmelere her yerden erişim imkanı sunarken, şirket içi yazılımlar ise daha yüksek güvenlik seviyesi sağlamaktadır. Modern PDKS yazılımları, yapay zeka algoritmaları kullanarak anormal davranış kalıplarını tespit edebilmekte ve öngörücü analizler yapabilmektedir.

Web tabanlı arayüzler sayesinde yöneticiler, gerçek zamanlı raporlara erişebilir, izin yönetimi yapabilir ve bordro entegrasyonu sağlayabilir. Mobil uygulamalar ise çalışanların kendi devam durumlarını görüntülemelerine ve izin taleplerinde bulunmalarına olanak tanımaktadır.

Gelişmiş PDKS yazılımları, makine öğrenmesi teknikleriyle çalışanların davranış kalıplarını analiz ederek verimliliği artıracak öneriler sunabilmektedir. Bu yazılımlar ayrıca çoklu lokasyon desteği, çok dilli arayüz ve farklı çalışma modellerine uyum sağlama özellikleriyle öne çıkmaktadır.

Personel Devam Takibi Neden Önemlidir?

Bir işletmenin verimliliğini ve yönetimini artırmada personel devam takibi önemli bir rol oynamaktadır. Bu nedenle işletmeler, personellerinin çalışma saatlerini izlemek ve devamsızlıklarıyla ilgili verileri toplamak için personel devam takibi sistemlerini kullanır. Kullanılan PDKS sistemleri sayesinde işletmeler aşağıda yer alan işlevleri kolaylıkla yapabilir:

• Personel devam takibi yapmak, işletmelere çalışanlarının gerçek çalışma saatlerini kaydetmelerini sağlar. Bu sayede, maaş hesaplamaları doğru bir şekilde yapılarak zaman kaybı engellenir. 
• Çalışanların devamsızlıklarının takip edilmesi, işletmelerin disiplin süreçlerini sağlamlaştırmalarına yardımcı olur. Sistem, personelin düzensiz devamsızlığı ya da geç kalmaları gibi durumları kaydederek işletmelere bu konuları ele alma ve gerekli adımları atma imkanı sağlar. 
• İşletmeler, fiziksel güvenliklerini sağlamak için personel devam takibine ihtiyaç duyar. Sistem, personelin giriş ve çıkış saatlerini kaydetmenin yanı sıra belirli alanlara erişim kontrolü sağlar. Böylece işletmelere izinsiz girişlere karşı önlem alma imkanı verir. Ayrıca parmak izi veya yüz tanıma gibi biyometrik teknolojileri kullanılması, kimlik hırsızlığı riskini de azaltır.
• Firmaların personelin verimliliğini ve performansını izlemesine yardımcı olur. Sistem, personelin çalışma saatlerini kaydederken aynı zamanda projelerdeki süreleri de takip eder. Bu sayede işletmeler personelin çalışma performansını objektif bir şekilde değerlendirebilir ve verimlilik üzerinde iyileştirmeler yapabilir.
• İşletmelerin maaş dağılımını adil bir şekilde yapmasına yardımcı olur. Sistem, personelin gerçek çalışma saatlerini kaydederken fazla mesai, mola saatleri ve izin günleri gibi faktörleri de hesaba katar. Dolayısıyla işletmeler çalışanlarına uygun bir şekilde maaş ödemesi yapabilir ve maliyetleri kontrol altında tutabilir.

Yukarıda yer alan faktörler personel devam takibi yapmanın önemini ortaya çıkarır. Böylece PDKS programları ile daha düzenli ve verimli bir çalışma ortamı yaratılırken, işletmelerin maliyetlerini de kontrol altında tutabilmeleri sağlanır.

PDKS ile Personel Devam Takibi Nasıl Yapılır?

Sağlıklı bir çalışma ortamı ve verimli bir iş süreci sağlamak için personelin düzenli olarak çalışmaya devam etmesi gerekmektedir. PDKS , bu takibi kolaylaştıran bir teknolojik çözümdür. İşletmede kullanılan PDKS birkaç adımla hızlı bir şekilde tamamlanabilir. İlk adım olarak, işletmenizde bir PDKS sistemine ihtiyacınız olacaktır. Bu, personelinizin giriş-çıkış saatlerini kaydedebileceğiniz bir cihazdır.

Cihaz; parmak izi, yüz tanıma, kart veya şifre gibi farklı doğrulama yöntemleriyle çalışabilir. Bu noktada işletmenizin ihtiyaçları doğrultusunda uygun bir sistem seçmek önemlidir. Ardından PDKS’ye personel bilgilerinin kaydedilmesi, devam takibinin doğru bir şekilde yapılabilmesi için gereklidir. Her personelin, adı-soyadı, departmanı, pozisyonu ve kimlik bilgileri gibi temel bilgileri sisteme kaydedilmelidir. Böylelikle hangi personelin düzenli olarak işe gelip gelmediği takip edilebilir.

Sistem kurulduktan sonra personelin her gün işe giriş ve çıkış saatlerinin kaydedilmesi önemlidir. Böylece personelin giriş-çıkış saatlerini otomatik olarak kaydedebilir veya personel tarafından elle girilebilecek bir şekilde ayarlanabilir. Kaydedilen veriler, personel devam raporlarına yansıtılarak takip edilebilir. Ayrıca PDKS, personelin düzenli olarak çalışmama durumlarını da tespit edebilir. İzinli veya hastalık izni gibi durumlar kaydedildiğinde, personel devamsız olarak kabul edilmez. Böylelikle personelinizin devamsızlık durumlarını kolayca takip edebilir ve gerekli önlemleri alabilirsiniz.

Personel devam takibinin yanı sıra PDKS, detaylı raporlama ve analiz imkanı da sunar. Bu sayede personelinizin çalışma performansını değerlendirebilir, iş süreçlerini iyileştirebilir ve gerekli önlemleri alabilirsiniz. Ayrıca iş gücü planlaması için önemli veriler elde etmek de mümkündür.

Personel Giriş Çıkış Takip

Personel takip programı ile personellerinizin ne kadar verimli çalıştığına, ne kadar motive olduğuna, ne kadar dinlenme süreçleri olduğuna, firmaya sağladığı karlılık oranına ve personel giriş çıkış takibine kadar tüm bilgilere rahatlıkla ulaşabilirsiniz. Bu noktada personel takip programı olarak PDKS programı en fazla tercih edilendir. Tamamen yetkilinin personel hakkında analiz etmek istediği tüm verileri sınırsız bir şekilde kayıt altında tutar. Verileri kayıt altına alarak personelin çalışmalarını ilerleyen zamanlarda karşılaştırmanızı ve verimliliklerini takip etmenizi sağlar. Personelin giriş ve çıkış saatlerini takip ederek gün ve saat olarak kayıt altına alır.

PDKS Nerelerde Kullanılır?

PDKS sistemleri, sektör ayrımı gözetmeksizin her türlü işletmede etkin şekilde kullanılabilmektedir. Küçük ölçekli ofislerden büyük sanayi tesislerine, eğitim kurumlarından sağlık kuruluşlarına kadar geniş bir uygulama alanına sahiptir.

Ofis ortamlarında çalışanların esnek mesai saatlerini takip etmek, fabrikalar ve üretim tesislerinde vardiyalı çalışma sistemlerini yönetmek için kullanılmaktadır. Hastanelerde sağlık personelinin kritik görev sürelerini izlemek, okullarda öğretmen ve personel devamını kontrol etmek gibi özel ihtiyaçlara yönelik çözümler sunmaktadır.

Özellikle çok lokasyonlu işletmelerde merkezi takip sistemi olarak kullanılan PDKS, kamu kuruluşlarında şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkelerini desteklemektedir. Otel ve turizm sektöründe mevsimlik personel yönetimi, perakende sektöründe çok sayıda mağaza personelinin koordinasyonu için vazgeçilmez bir araç haline gelmiştir.

PDKS Sistemlerinin Faydaları

Personel devam takibi, her işletme için çok önemli bir konudur. Eski yöntemlerle yapılan devam takibi, hem zaman alıcı hem de hataya açık olabilir. Ancak bugünün teknolojik gelişmeleri sayesinde, işletmeler artık PDKS kullanarak personel devam takibini daha etkili bir şekilde gerçekleştirebilmektedir. Böylece sistem idareciler, insan kaynakları ve çalışanlara pek çok avantaj sunmaktadır.

İdareciler Açısından Avantajları 

Personel giriş çıkış takip sistemi, ilk aşama güvenliğin yanı sıra temel IK süreçleri ve yöneticilerin operasyonları takip etmesi açısından da şirketlere fayda sağlar. Doğru çalışan bir PDKS sayesinde verimlilik sorunlarını tespit edilebilir. Böylece sorunlar daha büyümeden, aksamalara yol açmadan düzeltilebilir. Ayrıca çalışanların herhangi bir zamanda nerede olduklarını takip ederek yönetici kademesinin çalışma ortamındaki düzeni daha net görmesini sağlar. 

İdareciler çalışanları sistem üzerinden rutin olarak takip edebildiklerinde, hangi işin gerçekleştirildiğini ya da gerçekleştirilemediğini belirleyebilirler. Böylece gerekli durumlarda verimliliği artırmak için günlük rutinlerde değişiklik yapmak mümkün olur. Bu sayede aksiyon planları daha hızlı alınır, gerekli rotasyonlar daha seri yapılır. Örneğin bir personel iş süresinden fazla zaman harcıyorsa PDKS sistemi sayesinde sorunlar hızlı bir şekilde tespit edilip çözüme kavuşturulabilir. Böylece aksaklık kümülatif olarak birikmeden ve büyümeden önlenir.

Personel takibinde kullanılan sistemler, genel işleyişte sorun tespiti açısından tahmin edilenden çok daha fazla veri ve imkân sunar. Bir diğer örnekte firmada fiziki bir hasar, kayıp ya da hırsızlık benzeri bir durum olduğunda ya da herhangi bir güvenlik açığı yaşandığında, iletişime geçilmesi ya da bilgisine başvurulması gereken personel bellidir. Çünkü personel takip cihazı sayesinde, belirli saatlerde o fiziki alana giren çıkan kişiler rahatlıkla tespit edilebilir. Güvenlik önlemi açısından avantaj sağlayan PDKS sistemlerinin bir başka ek güvenlik uygulaması ile birleştirilmesi de her zaman tavsiye edilir. Bu süreçte Özgür Zaman, WebPDKS gibi farklı çözümlerle işletmelere destek olur.

İK Pratikleri Açısından Avantajları 

Temel İK pratikleri içerisinde yer alan işe alım ve başlangıç, sosyal haklar, ücretlendirme, çalışan izinlerinin ve raporlarının takibi, çalışan verilerinin depolanması ve bunlara bağlı politikaların oluşturulması yer almaktadır. PDKS sistemleri ise günlük ve aylık personel takibi için firmalara dijitalize edilmiş bir kontrol alanı sunar. Muhtemel insani hataları minimum düzeye indirgeyerek güvenli bir sistemin oturtulmasını sağlar. Personel takip cihazı ile yapılan giriş çıkışların fiziki araçlarla kaydedilmesinin yanı sıra PDKS yazılımı sayesinde personellerin basılı evraklarındaki tüm verileri dijital ortama aktarılarak günlük rutinleri ile tam bir entegrasyon sağlanabilir. Bu bağlamda temel IK pratikleri ile personel devam kontrol sistemleri uyumlu biçimde çalışır. 

İşe alma ve işe alma gibi işlevler personelin özlük haklarının takibi için hayati önem taşırken, çalışan katılımı ve izin taleplerinin takibi insan kaynakları için elzemdir. Çalışanların iş rutini içerisindeki akışları takip edildiğinde, kuruluş çapında iletişim çok daha kolay kurgulanır. Sözü geçen kolaylıklar sayesinde, temel İK verilerinin derlenmesi ile verimlilik artar, düzenlemelere uyum sağlanır. 

PDKS yazılımı, sistemleri otomatikleştirerek çalışanların ve onların verilerinin birkaç dosyalama hareketiyle bulunmasını sağlar. Bu, sonraki eğitim adımlarını oluşturmak, çizelgeler oluşturmak, projeleri atamak ve diğer birçok temel İK ve yönetim ihtiyacı için çalışan dosyaları arasında arama sürecini basitleştirir. Ayrıca personel giriş çıkış takip sistemi ile puantaj ve bordrolama süreçleri de otomatikleşerek kolaylaşır. Kişilerin yaptığı manuel veri girişindense, her hamlenin dijital ortama aktarıldığı sistemsel süreçler hem firmaların geriye dönük veritabanı oluşturmasını sağlar hem de gelecek projeksiyonlarına ışık tutar. Örneğin aşağıdaki çalışan verileri, PDKS kullanılarak kolayca izlenebilir ve yönetilebilir:

• İstihdam Geçmişi
• Tabii Olunan Hizmet Dökümü
• Eğitim ve Lisanslar 
• Ek Haklar
• Tazminat ve Maaş Bilgileri
• İzin Takibi ve Dökümleri
• Fazla Mesai ve Primler 
• Varsa Özel Sağlık Durumları
• Acil İletişim Bilgileri

Çalışanlar Açısından Avantajları 

Mesai takip programı ya da zaman kontrol sistemleri olarak da günlük dilde adlandırılan PDKS sistemleri ağırlıklı olarak işverenlerin lehine çalışıyormuş gibi algılanabilir. Öte yandan personel takip sistemleri sadece işe geç kalma ya da izin günlerini değil, işe erken gelme, mesaiye kalma, tatil günlerinde çalışma gibi ek ödemelere tabii olabilecek süreçleri de aynı biçimde izleyerek kayıt altına alır. Ayrıca bu veriler maaş hesaplaması için doğrudan kullanılmak zorunda değildir; firmaların ve işverenlerin insiyatifine bağlı süreçler yürütülebilir. Fakat her görevli personelin giriş-çıkış kaydının tutulması ve molalar, gün içerisindeki izinler vb. durumlarının mesai pratikleri içinde otomatik olarak kontrol edilmesi çalışanlar arasındaki hakkaniyeti de sağlayacaktır. 

Bir örnek üzerinden gidecek olursak, 15 dakikalık sigara molasını sistematik olarak sürekli uzatan personel ile dakik biçimde çalışıp mesaisini teslim eden personelin otomatik biçimde tespit edilmesi çalışanlar arasında bireysel hak arayışının da önüne geçer. Giriş-çıkışların gerektiğinde PDKS üzerinden sıkı biçimde takip edilebilmesi, aradaki farkın kolay görülmesini de sağlar. Ayrıca zaman cetveli açısından haksızlığa uğradığını hisseden çalışanın suçlu gördüğü bir başka çalışanı şikayet etmesine olanak bırakmadan, IK personeli ya da yetkili idareciler tarafından gerekli aksiyonların alınmasını sağlar.

Sistemin yukarıdaki şekilde işlemesi bireysel iç disipline de deste olur. Nihayetinde ofis ortamları, belli kaideler çerçevesinde iş akışlarının yürütüldüğü, mesai saatlerinin sözlü ve yazılı sözleşmelerle bildirilip kayıt altına alındığı ve günün sonunda iş üretilmesinin beklendiği ortamlardır. PDKS sayesinde hem iş akışları hem de gerektiğinde bireylerin spesifik süreçleri takip edilip suistimallere zemin hazırlanmasının önüne geçilir. 

Personel Devam Kontrol Sistemi ile Verimliliği Artırma Yolları

Bir işletme için personel devam kontrol sistemi, çalışanların düzenli olarak işlerine gelip gelmediklerini takip etmek ve yönetmek için kullanılan bir araçtır. Ancak PDKS, sadece devam/izin durumunu takip etmekle kalmayıp, personel verimliliğini artırmak için de kullanılabilmektedir. Bunu için öne çıkan bazı yöntemler aşağıdaki gibidir: 

• Personel devam kontrol sürecini otomasyona geçirerek, iş yükünü azaltabilir ve hataları en aza indirebilirsiniz. Örneğin, kartlı veya biyometrik sistemlerle çalışanların giriş ve çıkış saatlerini kaydedebilir ve raporları otomatik olarak oluşturabilirsiniz. Böylece zaman ve enerji tasarrufu sağlayarak insan hatasının önüne geçebilirsiniz.
• Verileri düzenli olarak inceleyerek çalışanların devamsızlık düzeyini ve geç kalmaları takip edebilirsiniz. Bu sayede sorunlu alanları tespit edebilir ve gerekli önlemleri alabilirsiniz. Ayrıca PDKS ile performans raporları oluşturarak çalışanların performansını izleyebilir ve geribildirim sağlayabilirsiniz.
• İş gücü planlaması için önemli bir araçtır. Çalışanların devamsızlık veya geç kalmaları, iş akışını etkileyebilir ve verimsizlik yaratabilir. Bu nedenle personel devam kontrol sistemi verilerini kullanarak iş gücü planlaması yapabilirsiniz.
• Çalışanların devamsızlık veya geç kalmalarını takip etmenin yanı sıra onları motive etmek için de kullanılabilir. Örneğin, düzenli olarak en iyi devam eden veya zamanında gelen çalışanları ödüllendirebilir veya tanıtabilirsiniz. Böylece çalışanların devamlılığını ve disiplinli olmasını teşvik edebilirsiniz.
• Çalışanlara düzenli olarak eğitimler vererek, sistemin nasıl çalıştığı, neden önemli olduğu ve avantajları hakkında farkındalık yaratabilirsiniz. Bu, çalışanların sistemi daha iyi anlamalarına ve uyum sağlamalarına yardımcı olabilir.

Yukarıda da belirtildiği üzere PDKS’ler, sadece çalışanların devamsızlık durumlarını takip etmek için değil, aynı zamanda çalışan verimliliğini artırmak için de önemli bir araçtır. Siz de bu teknolojinin bir parçası olarak işletmenizin başarısını artırabilirsiniz.

Personel Devam Kontrol Sistemi Hataları ve Çözümleri

Personel devam kontrol sistemleri bazen çeşitli hatalarla karşılaşabilir ve doğru veriler sağlamada zorluklar yaratabilir. Bu noktada karşılaşabileceğiniz hatalar ve çözümleri aşağıda yer almaktadır:

• Biyometrik veri okuma hatası: Personel devam kontrol sistemi genellikle parmak izi veya yüz tanıma gibi biyometrik verileri kullanır. Ancak bazen bu okuma işleminde hatalar meydana gelebilir. Söz konusu durumda sistem yöneticisi tarafından öncelikle cihazın güncellemesi yapılmalı ve veri okuma algoritmasının optimize edilmesi gerekmektedir.
• Veri senkronizasyon sorunları: Çalışanların giriş-çıkış saatlerini doğru bir şekilde takip etmek için sistem, zaman kaydı verilerini bir merkezi veritabanında saklar. Ancak söz konusu veritabanı hatalı veya güncel olmayabilir. Böyle bir durumda, sorunu çözmek için sistem yöneticisi veritabanını güncellemeli ve senkronizasyon hataları düzeltilmelidir.
• İnternet bağlantısı eksikliği: Bir personel devam kontrol sisteminin çevrimiçi olması gerekir. Ancak zaman zaman internet bağlantısı sorunları yaşanabilir. Bu durumda, çevrimdışı veri kaydedebilen bir sistem kullanılabilir veya internet bağlantısı sorunu giderilene kadar personel devam kontrol süreci manuel olarak yönetilebilir.
• Yanlış girilmiş veriler: Çalışanlar, giriş-çıkış saatlerini yanlış girebilir veya unutabilir. Söz konusu durumda, personelin doğru verileri girmesi için tekrar etmesi gerekmektedir. Bunun yanı sıra personel devam kontrol sisteminin, sistem hatalarını en aza indirmek ve doğru bilgiler sağlamak için giriş verilerini doğrulaması ve düzeltmesi gerekmektedir.
• Güvenlik sorunları: PDKS, çalışanların giriş-çıkış saatlerini kaydeden hassas bir veritabanı içerir. Bu nedenle güvenlik sorunları önemli bir konudur. Sistem yöneticisi tarafından önlemler alınmalı ve sistemin güvenliği düzenli olarak test edilerek güncel tutulmalıdır.

Yukarıda yer alan sistem hataları her ne kadar sinir bozucu olsa da, doğru çözümlerle bahse konu hataların üstesinden gelinebilir. 

PDKS Sistemi Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Doğru bir şekilde seçilmeyen bir personel devam kontrol sistemi, işin verimliliğini olumsuz etkileyebilir ve yanlış sonuçlara yol açabilir. Bu nedenle bir PDKS programı seçerken dikkat edilmesi gereken bazı önemli faktörler vardır.

İşletme İhtiyaçlarına Uygunluk

PDKS seçiminde ilk adım, sistemin işletmenizin spesifik ihtiyaçlarını karşılayabilecek özelliklere sahip olup olmadığını değerlendirmektir. Personel takibi, devamsızlık kaydı, izin yönetimi, vardiya planlaması ve fazla mesai hesaplaması gibi temel fonksiyonları sorunsuz gerçekleştirebilmesi kritik önemdedir.

Sistemin sektörünüze özgü gereksinimleri desteklemesi de önemlidir. Örneğin sağlık sektöründe 24/7 vardiya takibi, eğitim sektöründe akademik takvim entegrasyonu, üretim sektöründe ise çoklu lokasyon desteği gibi özel ihtiyaçlar dikkate alınmalıdır.

Raporlama ve Analiz Yetenekleri

Modern PDKS sistemleri, sadece veri toplama değil, aynı zamanda bu verileri anlamlı raporlara dönüştürme yeteneğine sahip olmalıdır. Detaylı analiz fonksiyonları, yöneticilerin stratejik kararlar almasını destekleyecek insights sağlamalıdır.

Real-time dashboard özelliği, özelleştirilebilir raporlar, trend analizleri ve karşılaştırmalı performans metrikleri gibi gelişmiş analitik araçlar, sistem seçiminde göz önünde bulundurulması gereken faktörlerdir.

Ölçeklenebilirlik ve Entegrasyon

Sistemin gelecekteki büyüme planlarınızı destekleyebilmesi büyük önem taşır. Çalışan sayısı artışı, yeni lokasyon eklenmesi ve iş süreçlerinin genişlemesi durumlarında sistemin esneklik gösterebilmesi gerekir. Mevcut ERP, İK, bordro ve muhasebe sistemlerinizle sorunsuz çalışabilmelidir. API desteği, veri senkronizasyonu ve otomatik entegrasyon özellikleri iş süreçlerinizin verimli yönetilmesini sağlayacaktır.

Kullanıcı Deneyimi ve Arayüz

Sistemin kullanıcı dostu bir arayüze sahip olması hem yöneticiler hem de çalışanlar için kritik önemdedir. Karmaşık sistemler, kullanıcı direnciyle karşılaşabilir ve adaptasyon sürecini uzatabilir.

Sezgisel menü yapısı, mobil uyumluluk, çok dilli destek ve erişilebilirlik standartları, kullanıcı deneyimini doğrudan etkileyen faktörlerdir. Self-servis özellikler, çalışanların kendi verilerine erişmesini ve basit işlemleri kendilerinin yapmasını sağlayarak İK departmanının iş yükünü azaltır.

Veri Güvenliği ve Gizlilik

Personel devam kontrol sistemi, hassas çalışan verilerini içerdiği için güvenlik önlemleri büyük önem taşır:

• KVKK ve ISO 27001 standartlarına uygunluk şart olmalıdır.
• Veri şifreleme teknolojileri hem aktarım hem de depolama aşamasında kullanılmalıdır.
• Yetkisiz erişimlerin önlenmesi için çok faktörlü kimlik doğrulama sistemi bulunmalıdır.
• Düzenli güvenlik denetimleri ve penetrasyon testleri yapılmalıdır.
• Biyometrik veri koruması için özel şifreleme protokolleri uygulanmalıdır.

Teknik Destek ve Sürdürülebilirlik

• 7/24 teknik destek: Sistem arızaları ve acil durumlar için kesintisiz destek hizmeti sağlanmalıdır.
• Düzenli güncellemeler: Yazılım güncellemeleri, güvenlik yamaları ve yeni özellik eklemeleri.
• Eğitim desteği: Kullanıcı eğitimleri ve dokümantasyon desteği.
• Bakım hizmetleri: Donanım bakımı ve performans optimizasyonu.

Maliyet Analizi ve ROI Hesabı

Sadece satın alma maliyeti değil, toplam sahip olma maliyeti (TCO) hesaplanmalıdır:

• İlk yatırım maliyeti: Yazılım lisansı ve donanım giderleri
• Kurulum ve entegrasyon: Sistem kurulumu ve mevcut sistemlerle entegrasyon maliyetleri
• Eğitim maliyetleri: Personel eğitimi ve adaptasyon sürecindeki maliyetler
• İşletme giderleri: Aylık/yıllık abonelik, bakım ve destek maliyetleri
• ROI hesabı: Sistemin sağladığı zaman ve maliyet tasarrufunun yatırım karşılığı

Pilot Uygulama ve Test Süreci

Sistem seçiminde aceleci davranmak yerine, pilot uygulama yaparak gerçek çalışma koşullarında test etmek kritik önemdedir. Bu yaklaşım aşağıdaki avantajları sağlar:

• Gerçek performans testi: Günlük operasyonlarda sistemin nasıl çalıştığının görülmesi
• Kullanıcı geri bildirimi: Çalışanların sistem hakkındaki deneyimlerinin alınması
• Entegrasyon testleri: Mevcut sistemlerle uyumluluğun doğrulanması
• Sorun tespiti: Olası problemlerin önceden belirlenmesi ve çözüm üretilmesi

Pilot uygulama süreci genellikle 30-60 gün arasında sürmeli ve farklı departmanlardan temsilcilerin katılımıyla gerçekleştirilmelidir. Bu süreçte sistem performansı, kullanıcı memnuniyeti ve teknik uyumluluk gibi kritik faktörler değerlendirilmelidir.

PDKS İle İlgili Sıkça Sorulan Sorular

PDKS sistemleri KVKK’ya uygun mudur?

Evet, sertifikalı PDKS sistemleri Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na tam uyumluluk sağlamaktadır. Biyometrik veriler şifrelenerek saklanmakta ve sadece yetkili personel erişebilmektedir.

PDKS kurulumu ne kadar sürer?

Standart bir işletme için PDKS kurulumu ortalama 2-5 iş günü sürmektedir. Karmaşık entegrasyonlar için süre 1-2 haftaya çıkabilmektedir.

PDKS’nin maliyeti nedir?

PDKS maliyeti kullanıcı sayısı, cihaz türü ve özellik seçeneklerine göre değişmektedir. Genellikle kullanıcı başına aylık abonelik veya donanım alım maliyeti şeklinde fiyatlandırılmaktadır.

Çalışanlar PDKS sistemine nasıl uyum sağlar?

Doğru bilgilendirme ve eğitimle çalışan direnci minimum seviyeye indirilebilir. Sistemin çalışanlar için de adalet ve şeffaflık getirdiği vurgulanmalıdır.

Önceki yazımıza https://ozgurzaman.com/maas-hesaplama-programi-nedir/ linkinden ulaşabilirsiniz.