Özgür Zaman Kontrol Sistemleri

Okula Dönüş Döneminde Öğrenci Takip Programı Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

2022-2023 Eğitim – Öğretim sezonunda okullarda eylülün ikinci haftası itibariyle ders zilleri çalmaya başladı! Keyifli bir yaz sezonunun ardından eylül ayının başında şehre ve okula dönüşler başlayınca, hem öğrencileri hem de velileri her yıl olduğu gibi bu sene de hızlı bir okul hazırlığı telaşı aldı. Okul kayıtları, kırtasiye ve kıyafet alışverişleri derken okullar açıldı ve ilk hafta dersleri tamamlandı bile. 

Peki, okula dönüş hazırlığı sadece öğrencileri yeni sezona hazırlamaktan mı ibaret? Elbette değil; okullar ve eğitim kurumları da yaz sezonunu aslında yeni eğitim-öğretim yılına hazırlanarak geçirirler:  kurumlardaki varsa çeşitli eksiklikler giderilir, yeni eğitim programları, ders takvimleri hazırlanır; gerekirse idari ve akademik kadroda değişiklikler, yeni atamalar yapılır. Eğitim kurumlarının iç işleyişine yönelik yeni düzenlemeler yapılması da yeni akademik yılın başlangıcında kurgulanır. Öğrenci devam sistemi olarak da bilinen öğrenci takip programı tam da bu hazırlıkları bir parçası olarak eğitim kurumlarına tavsiye edilir. Yaz aylarındaki hazırlık sürecinde ya da okula dönüş döneminde eğitim kurumuna entegre edilen öğrenci takip yazılımı, eğitim yılı boyunca düzenli olarak kullanıldığında, hem okullara hem öğrencilere hem de velilere büyük avantajlar ve yenilikler sağlar. 

Bir okula öğrenci devam sistemi kurmanın avantajları, akademik süreçte yer alan herkese hizmet eder: okul operasyonlarını yürüten idari kadrolar, öğretmenler, öğrenciler, görevli personel ve tabii ki öğrencilerinin okul süreçlerini takip etmek isteyen veliler. Öğrenci takip programları okul yöneticilerinin kurumu sorunsuz bir şekilde yönetmesini ve bunu verimlilik ve maliyet tasarrufu ile yapmasına olanak veren bir yol haritası da sunar. 

Okul yönetiminin ve öğretmenlerin akademik akış süreçlerini kolaylaştıran Öğrenci Takip Sistemi’nin avantajlarına kısaca göz atalım: 

1. Teknolojik Dönüşüm

Özellikle Covid-19 pandemisi sonrası çevrim içi olanakların çok hızlı artmasıyla dünya çapında eğitim ve öğretim beklenmedik bir büyümeye tanıklık etti. Teknolojik ve dijital atılım için belki daha 10 yıllarca beklemesi gereken en küçük eğitim kurumları bile şartları zorlayarak dijital dönüşüm yolculuğuna başladı. Mecburen başlayan bu süreç, teknolojinin hızlı kullanımı ile ilerleyen yıllarda okullarda işlerin daha hızlı çözülmesinin de önüne açacak. Çevrimiçi ortamda çalışan öğrenci takip sistemleri dijital dönüşüme ayak uyduran okullarda, kurumların idari kadrolarını rahatlatacak çözümler sunuyor ve teknolojiye aşina olanlar için bu sistemi kullanmak artık bir handikap değil. 

2. Verimliliğin Artması 

Öğrenci Bilgi İşlem süreçlerindeki pek çok matbu iş yükünü hafifleten Öğrenci Takip Sistemleri bu avantajıyla, görevli personelin ve okul idarecilerinin de işleyişleri daha rahat takip etmelerine olanak verir. Önceden manuel yapılan ve daha çok mesai alan işler, öğrenci devam yazılımı ile zaman ve emekten tasarruf sağlar. Öğrenci takip programı okul ya da eğitim kurumuna başarılı bir şekilde kurulduktan sonra sistematik biçimde kullanıldığında sağladığı avantajlar görevli kadroların verimliliklerine yansır. Aynı zamanda tam otomasyon ile idarecilerin süreçleri anlık takip etmesi sağlanır; bu sayede sistemdeki verileri analiz etme ve gerekli kararları verme süreçleri de doğal olarak hızlanır. 

3. Kırtasiyeden Tasarruf! 

Dijital dönüşümün en önemli parçalarından biri olan öğrenci takip sistemi, okul yönetiminin pek çok ana işlevinin tam otomasyonunu sağlar; çevrim içi çalıştığından matbu kırtasiye yükünü büyük ölçüde hafifletir. Okula fiziki giriş-çıkış verilerinden başlayarak tüm takibin ve raporlamaların dijital ortamda sağlanması, hem kağıt, baskı vb. kırtasiye masrafını azaltır hem de tüm verilerin yetkili personel tarafından anında görüntülenebilmesine olanak tanır. Bu sayede bir kat görevlisinin bir öğrenci klasörünü, departmanlar arası taşıyıp getirmesini beklemek de tarihe karışır! 

4. Velileri Sistematik Olarak Bilgilendirme 

Ömrünü çocuğunun ya da çocuklarının büyümesine ve iyi eğitimine adanmış velilerin bu eğitim ve öğretim aşamalarını yakından takip etmek istemesi oldukça doğal bir süreçtir. Üstelik ister devlet okulu olsun ister özel eğitim kurumu olsun velilerin öğrencileri ile her anlamda ilgilenmesi bir öğrencinin gelişimi açısından da elzemdir. Devamsızlık takibi, akademik başarının iniş ya da çıkışlarının takibi, öğretmenlerden ve eğitimcilerden gelecek geri dönüşlerin takibi gibi detaylar bir öğrenci velisi için olmazsa olmaz süreçlerdir. Geçmişte veliler ancak kendileri özel çaba sarf ettiklerinde öğrencilerine dair tüm süreçlerden haberdar olabiliyorlardı. Günümüzde dijitalleşmenin getirdiği avantajlar ile öğrenci devam sistemlerinin otomatikleşmesi ve bilgilendirilmelerin SMS sistemlerine entegre edilmesi bu veri akışının kesintisiz sağlanmasını da olanaklı kılmıştır. Sevgili öğrenciler, üzgünüz (!) ama ‘okulu asmak’  ya da kırık notlarınızı ya da veli toplantısını ailelerinden saklamak geçmiş nesillerde olduğu kadar kolay değil! 

5. Öğrenciler Açısından Öğrenci Takip Programı Öcü(!) Olmasın

Öğrenci takip yazılımı konu başlığı itibariyle okulların en önemli bileşeni olan öğrenciler için biraz korkutucu bir tabir olabilir. Nihayetinde öğrenciler 18 yaşının altındaki bireyler de olsalar, ‘takip ediliyor olmak’ hissinden hemen hemen hiç kimse memnuniyet duymaz. Üstelik günümüzde Z kuşağı dijital dünyanın nimetleri ile yatıp kalkıyor, hayatları aslında dijital dünyanın tam orta yerinde geçiyorsa. Bu anlamda günümüz çocuklarına ve gençlerine öğrenci devam yazılımlarının avantajlı yönlerinin öğretilmesi daha bile rahat gerçekleşebilir. Çünkü elinden tablet ya da akıllı telefon düşmeyen bir nesle eğitim ve öğretiminin detaylarının dijital olarak takip edilmesi, raporlanması ve buna göre aksiyon alınacağını anlatmak, süreçleri mantıklı bir çerçeveye oturtmak açısından belli bir avantaj sağlar. 

Öğrenciye doğru anlatıldığında eğitim hayatında yaptığı çalışmaların sistematik olarak kaydedilmesi, gözden kaçan bir nokta olmaması ve değerlendirmelerde insani hataların mimumuma indirilmesi, akademik gelişimini öncelliklendiren ve önemseyen akıllı öğrenciler açısından fark yaratacaktır. Madalyonun öteki yüzünden baktığımızda, akademik başarının nesnel takibi ve ödüllendirilmesini fark eden diğer öğrenciler de kendi seviyelerini arttırmak için motivasyon kaynağı bulabilirler. 

Sektörel deneyimi ile en iyi işleyen öğrenci takip sistemlerine imza atan Özgür Zaman’ın yazılımları, devamsızlık takibinin ötesinde hizmetler sunar. Öğretmenlere ve idari kadroya detaylı haftalık / aylık / yıllık plan oluşturma olanağı sunan sistemde standart ders programlarının yanı sıra ek ders zamanları, kurslar, etüt ya da okul içerisindeki farklı etkinlikler planlanabilir, otomasyon var olan sistemler entegrasyon ve SMS ile bilgilendirme servisi kurulabilir. En etkili öğrenci takip sistemlerinin fiyatlarını öğrenmek ve kurumunuza kurulumu gerçekleştirmek için Özgür Zaman’ın uzman kadrosuyla hemen iletişime geçebilirsiniz.