Kimlik Bildirim Sistemi Nedir? 

Türkiye’de faaliyet gösteren işletmeler ve konaklama tesisleri, güvenlik altyapısının önemli bir bileşeni olan kimlik bildirim sistemini kullanmakla yükümlüdür. Ancak bu yükümlülüğün, salt bir yasal prosedür olmaktan çok daha öte anlam taşıdığını fark eden İnsan Kaynakları profesyonelleri, KBS’yi operasyonel verimlilik aracına dönüştürmektedir. PDKS entegrasyonuyla birleştiğinde, sistem uyumluluğu ve personel yönetimini optimize etmektedir.

Kimlik Bildirim Sistemi Tanımı ve Amacı

Kimlik Bildirim Sistemi (KBS), işletmelerin ve konaklama tesislerinin çalışanlarını, misafirlerini veya geçici çalışanlarını kolluk kuvvetlerine elektronik ortamda bildirmesini sağlayan dijital bir platformdur. Emniyet Genel Müdürlüğü ve Jandarma Genel Komutanlığı tarafından yönetilen sistem, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’nun getirdiği yasal yükümlülüğü dijital çağa taşımaktadır.

Sistemin temel mantığı kamu güvenliğini sağlamak amacıyla belirli tesislerde bulunan kişilerin kimlik bilgilerinin gerçek zamanlı olarak güvenlik birimlerine iletilmesidir. Ancak günümüzde KBS, salt bir güvenlik aracı olmaktan öte, insan kaynakları yönetiminde operasyonel verimlilik sağlayan stratejik bir araç haline gelmiştir. 

KBS uygulamaları, kağıt bazlı bildirimlerin yerini alan, hata payını azaltan ve anlık veri akışı sağlayan teknolojik bir dönüşümü temsil etmektedir. KBS elektronik sistemi, 18 Nisan 2017’de konaklama tesisleri için hizmet vermeye başlamıştır. Çalışan bildirimi için elektronik sistem ise 25 Mart 2020 tarihli 7226 sayılı kanun değişikliği ile yürürlüğe girmiş ve 20 Nisan 2020’de kullanıma açılmıştır.

Kimlik Bildirim Sisteminin Yasal Dayanağı

Kimlik Bildirme Kanunu belirli iş kollarında faaliyet gösteren işletmelerin, bünyelerinde çalışan veya konaklayan kişilerin kimlik bilgilerini yetkili makamlara bildirmesini zorunlu kılmaktadır.

Kanunun temel amacı, kamu düzenini ve güvenliğini sağlamak, suç işlenmesini önlemek ve işlenen suçların fail veya faillerinin tespit edilmesine yardımcı olmaktır. Ancak modern uygulamada, bu sistem aynı zamanda çalışan haklarının korunması, kayıt dışı istihdamın önlenmesi ve iş güvenliği standartlarının uygulanması açısından da önemli bir rol üstlenmektedir.

1774 sayılı Kanun’un 1. maddesine göre, “pansiyon, otel ve benzeri yerler işletenler ile bunlarda çalışanlar”, konuk veya müşterilerinin kimlik bilgilerini en yakın kolluk kuvvetlerine bildirmekle yükümlüdür. Bu yükümlülük, 2000’li yılların ortasından itibaren dijital sisteme dönüşmüş ve KBS platformu hayata geçmiştir.

Dikkat çekici bir husus, sistemin KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında özel bir statüye sahip olmasıdır. Kamu güvenliği amacıyla işlenen bu veriler, 6698 sayılı KVKK’nın 28. maddesinde belirtilen “kamu güvenliğine ilişkin faaliyetler” kapsamında değerlendirilmekte ve bu nedenle veri sahibinin açık rızası aranmamaktadır.

KBS Sistemini Kimler Kullanmak Zorunda?

Kimlik bildirim yükümlülüğü yasal mevzuat çerçevesinde belirlenmiş spesifik iş kolları ve tesisler için geçerlidir.

• Konaklama sektörü, KBS kullanımının en yoğun olduğu alandır. Oteller, pansiyonlar, apart oteller, misafirhaneler, tatil köyleri ve benzeri her türlü konaklama tesisi, konuklarının kimlik bilgilerini sisteme yüklemekle yükümlüdür. Bu bildirimin, misafirin tesise giriş yaptığı andan itibaren en geç 24 saat içinde yapılması gerekmektedir. Bildirim süreleri, işletme türüne göre farklılık gösterebilir. Konaklama tesisleri (otel, motel, pansiyon vb.) için 24 saat, bazı ticaret ve sanat amacı güden işyerleri için 3 gün (72 saat) içinde bildirim yapılmalıdır.
• Otellerde kimlik bildirim sistemi, genellikle otel yönetim yazılımları (Property Management System – PMS) ile entegre çalışmaktadır. OPERA, Protel, Fidelio gibi yaygın kullanılan otel yazılımları, KBS ile doğrudan veri alışverişi yapabilen API bağlantılarına sahiptir. Bu entegrasyon, hem ön büro personelinin iş yükünü azaltmakta hem de veri girişi hatalarını azaltır.
• Konaklama tesislerinin yanı sıra, belirli kategorilerdeki işletmeler de çalışanlarını KBS’ye bildirmekle yükümlü olabilir. Özellikle geçici çalışan istihdam eden, yoğun insan trafiğine sahip veya güvenlik hassasiyeti yüksek tesisler bu kapsamdadır.

Çalışan bildirimi yapılırken dikkat edilmesi gereken önemli nokta, bildirim zamanlamasıdır. Personelin işe başlama tarihi ile bildirim tarihi arasındaki uyumsuzluk, yasal sorunlara ve SGK primleri noktasında kayıt dışılık algısına yol açabilmektedir.

Kimlik Bildirim Sistemi Nasıl Çalışır?

KBS’nin işleyiş mekanizması, kullanıcı türüne ve bildirim kategorisine göre farklılık göstermektedir.  

Sistemin işleyişi, temel olarak üç aşamadan oluşmaktadır: Veri toplama, veri doğrulama ve veri iletimi. Modern KBS uygulamalarında bu üç aşama otomatik hale gelmiş durumdadır.

Veri toplama aşamasında, personelin veya misafirin kimlik belgesi üzerindeki bilgiler manuel olarak girilmekte veya OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi kullanılarak otomatik olarak okunmaktadır. Özellikle yoğun trafiğe sahip tesislerde, barkod okuyucular veya akıllı kart okuyucular aracılığıyla kimlik bilgileri saniyeler içinde sisteme aktarılabilmektedir.

Veri doğrulama aşaması, KBS’nin en önemli güvenlik katmanını oluşturmaktadır. Girilen T.C. Kimlik Numarası, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü’nün veri tabanıyla anlık olarak karşılaştırılmakta ve kimliğin gerçekliği teyit edilmektedir. Sahte veya geçersiz kimlik numaraları sistemde işaretlenmekte ve yetkili birimlere bildirilmektedir.

Veri iletimi aşamasında ise, doğrulanmış bilgiler şifrelenmiş kanallar üzerinden ilgili kolluk birimlerine iletilmektedir. Bu süreçte, veri güvenliği ve gizliliği protokolleri titizlikle uygulanmaktadır. SSL/TLS şifreleme, VPN bağlantıları ve çift faktörlü kimlik doğrulama gibi güvenlik önlemleri, sistemin vazgeçilmez bileşenleridir.

KBS Sistemine Kayıt ve Kullanım Süreci

Kimlik Bildirim Sistemi’ni kullanmaya başlamak için işletmelerin belirli bir kayıt ve onay sürecinden geçmesi gerekmektedir. Bu süreç, işletmenin hukuki statüsüne göre farklılık göstermektedir.

Tüzel kişiliklerin KBS’ye kayıt için hazırlamaları gereken evraklar ve takip etmeleri gereken adımlar şunlardır: 

• Vergi levhası veya vergi levhası tasdikli sureti işletmenin aktif vergi mükellefi olduğunu kanıtlayan temel belgedir. 
• Ticaret sicil gazetesi veya faaliyet belgesi, işletmenin yasal olarak kayıtlı ve faaliyet gösterdiğini ispatlayan resmi dokümandır. 
• İmza sirküleri, şirket yetkililerinin imza yetkisini gösteren noter onaylı belgedir. 
• Yetkili kişinin T.C. kimlik fotokopisi, sistem üzerinde işlem yapacak yetkili personelin kimlik doğrulaması için gereklidir. Tesise ait ruhsat veya işyeri açma izni, işletmenin ilgili mevzuata uygun olarak faaliyette bulunduğunu gösteren belgedir.

Gerçek kişi işletmeler için ise süreç daha basittir: 

• T.C. kimlik kartı fotokopisi işletme sahibinin kimlik bilgilerini içeren temel belgedir. 
• Vergi levhası veya vergi levhası tasdikli sureti, gerçek kişinin vergi mükellefi olduğunu kanıtlar. 
• İşyeri açma ve çalışma ruhsatı, işletmenin yasal olarak faaliyet gösterdiğini belgeler.

Başvuru sürec, işletmenin bulunduğu yerin bağlı olduğu İl Emniyet Müdürlüğü veya İlçe Jandarma Komutanlığı’na evrakların teslim edilmesiyle başlamaktadır. Evraklar incelendikten sonra, işletmeye özel bir kullanıcı adı ve şifre tanımlanmaktadır. Bu bilgiler, genellikle 5-10 iş günü içinde işletme yetkilisine teslim edilmektedir.

İşverenler kimlik bildirimi sistemi için gerekli evraklarla başvurularını tamamladıktan sonra, sisteme giriş yapabilmeleri için şifreleri beyan ettikleri e-posta adreslerine gönderilir. Çalışan kimlik bildirimleri ise işverenler tarafından Emniyet Genel Müdürlüğü Kimlik Bildirim Sistemi platformuna girilerek, işe yeni başlayan ya da işten ayrılan personel için yapılır.

Sistem kullanıma açıldıktan sonra, işletme yetkilisi giriş yaparak kullanıcı bilgilerini güncelleyip ve güvenlik ayarlarını yapabilir. Özellikle şifre güvenliği, IP kısıtlamaları ve yetki seviyeleri bu aşamada dikkatle ayarlanmalıdır.

Elektronik ortamda yapılan bildirimlerde muhtar onayı aranmaz. Ancak kağıt ortamda yapılan bildirimlerin kolluk birimlerine verilmeden önce mahalle veya köy muhtarlığına onaylatılması gerekebilir.

Kimlik Bildirimi Yapılmamasının Sonuçları

KBS yükümlülüğünün yerine getirilmemesi, işletmeler için ciddi yasal ve finansal sonuçlar doğurmaktadır. 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’nun ihlali durumunda uygulanan yaptırımlar her yıl yeniden değerleme oranına göre güncellenmektedir.

İdari para cezaları, bildirimin hiç yapılmaması veya eksik yapılması durumunda uygulanmaktadır. Bu tutarlar, enflasyon ve asgari ücret artışlarına bağlı olarak her yıl Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından güncellenmektedir. 

Tekrarlanan ihlaller durumunda, yetkili makamlar işletmenin faaliyetini geçici veya kalıcı olarak durdurma yetkisine sahiptir. Bu karar, özellikle turizm sektöründe faaliyet gösteren işletmeler için operasyonel açıdan büyük zararlara yol açabilmektedir.

Sistematik ihlaller, ciddi yaptırımları beraberinde getirebilir. KBS bildirimlerindeki tutarsızlıklar, Sosyal Güvenlik Kurumu ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kayıt dışı istihdam şüphesi oluşturabilmekte ve kapsamlı denetimler başlatılabilmektedir. Yasal yükümlülüklere uyum göstermeyen işletmelerin, müşteri ve çalışan nezdinde güvenilirlik kaybı yaşaması kaçınılmazdır.

Kimlik Bildirim Sistemi ve PDKS 

İnsan kaynakları yönetiminde farklı sistemlerin bir arada çalışması, operasyonel verimliliği artıran önemli bir faktördür. Bu noktada, Personel Devam Kontrol Sistemleri (PDKS) ve Kimlik Bildirim Sistemi (KBS) birlikte kullanılabilir.

PDKS, çalışanların giriş-çıkış saatlerini, izin kullanımlarını, vardiya düzenlerini ve çalışma sürelerini kayıt altına alan dijital bir platformdur. KBS ise yasal olarak belirli iş kollarındaki çalışanların kimlik bilgilerinin Emniyet Genel Müdürlüğü’ne bildirilmesi için kullanılan resmî sistemdir.

Mevzuatta PDKS ile KBS arasında zorunlu bir entegrasyon bulunmamakla birlikte, bazı yazılım çözümleri işletmelere bu iki sistemi entegre etme imkânı sunabilir. Böyle bir entegrasyon tercih edildiğinde:

• Çalışan verileri tek seferde girilerek hem PDKS hem de KBS süreçlerinde kullanılabilir,
• Veri tekrarları ve insan kaynaklı hatalar azaltılır,
• İK ekipleri için operasyonel iş yükü hafifleyebilir.

Çok lokasyonlu ve büyük ölçekli işletmeler için bu tür entegrasyonlar, merkezi yönetim kolaylığı sağlayabilir. 

Not: Yasal bildirim yükümlülüğü işverenin sorumluluğunda olup, KBS’ye yapılan bildirimler esas alınır.

Kimlik Bildirim Sistemi İle İlgili Sıkça Sorulan Sorular