Maaş Bordrosu Nasıl Hazırlanır? Bordroda Olması Gerekenler

Çalışanlarınızın haklarının korunması ve şirketinizin yasal sorumluluklarını eksiksiz yerine getirmesi, doğru ve şeffaf maaş bordrosu hazırlamakla başlar. Günümüz İnsan Kaynakları yönetiminde bordro, sadece bir ödeme belgesi olmaktan öte, şirketinizin güvenilirliğinin en önemli göstergelerinden biridir. Bu rehberde maaş bordrosunu nasıl hazırlayabileceğinizi anlattık.

Maaş Bordrosu Nedir?

Maaş bordrosu çalışanın belirli bir dönemde elde ettiği brüt ücret, yapılan kesintiler ve net ödenen tutarı gösteren resmi belgedir. Bu belge sadece ödeme kaydı değil, aynı zamanda çalışan hakları ve işveren yükümlülüklerinin somut kanıtıdır.

İşverenlerin çoğu maaş bordrosunu rutin bir prosedür olarak görse de, bu yaklaşım ciddi hukuki ve mali riskleri beraberinde getirir. Bordro hatalarından kaynaklanan cezalar ve uyuşmazlıklar, şirketlerin hem mali hem de itibar açısından zarar görmesine neden olmaktadır.

Maaş bordrosu hazırlarken dikkat edilmesi gereken temel husus, her bir kalemin yasal mevzuata uygun şekilde hesaplanması ve belgelenmesidir. Özellikle 4857 sayılı İş Kanunu’nun 37. maddesi, işvereni bordro düzenleme konusunda yükümlü kılarken, SGK mevzuatı da sigorta primi hesaplamalarında kesinlik gerektirmektedir.

İnsan Kaynakları departmanları, maaş bordrosu hazırlama sürecini stratejik bir araç olarak kullanmakta ve çalışan bağlılığını artırmak için şeffaflığı önceliklendirmelidir. 

Maaş Bordrosunda Bulunması Gereken Zorunlu Bilgiler

Hukuki açıdan geçerli bir maaş bordrosunun taşıması gereken bilgiler, çeşitli mevzuat metinlerinde detaylı şekilde düzenlenmiştir. Bu bilgilerin eksikliği halinde bordro geçersiz sayılabilir ve yasal sorunlara yol açabilir.

Çalışan Kimlik Bilgileri:

• Ad, soyad ve T.C. kimlik numarası
• SGK sicil numarası
• Vergi dairesi ve vergi numarası
• İşe giriş tarihi ve çalışma süresi
• Unvan veya görev tanımı

Çalışma Dönemi Bilgileri:

• Bordronun ait olduğu ay ve yıl
• Çalışılan gün sayısı
• Normal mesai saatleri
• Fazla mesai süreleri
• İzin kullanım durumu

Bordro hazırlarken sıklıkla gözden kaçan kritik detay, çalışanın haftalık çalışma süresinin bordro üzerinde net şekilde belirtilmesi gerekliliğidir. Özellikle kısmi zamanlı çalışanlarda bu bilginin eksikliği, prim hesaplamalarında hatalara neden olmaktadır.

Ücret Kalemleri:

• Brüt ücret tutarı
• Ek ödemeler (prim, ikramiye, tazminat)
• Yan haklar (yemek, ulaşım, çocuk yardımı)
• Vergiden muaf tutarlar

SGK mevzuatına göre, bordro üzerinde gösterilecek her bir ücret kalemi için ayrı hesaplama yapılması ve bu hesaplamaların izlenebilir olması gerekmektedir. Yan hakların vergi muafiyeti limitlerinin aşılması durumunda, fazla kısmın vergiye tabi tutulması zorunludur.

Maaş Bordrosu Nasıl Hazırlanır?

Profesyonel maaş bordrosu hazırlama süreci sistematik bir yaklaşım gerektirir. Bu sürecin her aşaması, bir sonraki adımın doğruluğunu etkilediği için titizlikle yürütülmelidir.

1. Temel Verilerin Toplanması: Bordro hazırlığının ilk aşaması, çalışanların dönem içindeki çalışma verilerinin sistematik olarak derlenmesidir. Bu aşamada personel takip programı verilerinin analiz edilmesi büyük önem taşır.

2. Brüt Ücret Hesaplaması: Çalışanın sözleşmesinde belirtilen aylık brüt ücret, çalışılan gün sayısına oranlanarak hesaplanır. Tam zamanlı bir çalışan için, ayda ortalama 21,75 iş günü baz alınarak günlük ücret hesaplanır.

3. Ek Ödemelerin Belirlenmesi: Prim, ikramiye ve tazminat gibi ek ödemeler, şirket politikaları ve bireysel performans kriterlerine göre hesaplanır. Bu kalemlerin her birinin vergi ve sigorta primi açısından farklı değerlendirme kriterleri bulunmaktadır.

4. Kesintilerin Hesaplanması: Gelir vergisi, damga vergisi ve SGK primi kesintileri yasal oranlar uygulanarak hesaplanır. Bu aşamada güncel vergi tarifelerinin kullanılması zorunludur.

5. Net Ücretin Belirlenmesi: Brüt ücretten tüm yasal kesintiler düşüldükten sonra, çalışanın eline geçecek net tutar belirlenir.

6. Bordronun Düzenlenmesi ve Onaylanması: Tüm hesaplamalar tamamlandıktan sonra, bordro ilgili birimler tarafından kontrol edilir ve çalışana teslim edilir.

Bu süreçte her aşamada yapılan hesaplamaların dokümante edilmesi ve denetim süreçlerinde ispat edilebilir durumda tutulması gerekir.

PDKS Sistemleri ile Çalışma Saatleri Takibi ve Bordro Yönetimi

Bordro yönetiminde çalışma saatlerinin elektronik ortamda takip edilmesi ve bu verilerin bordro sistemleriyle entegre edilmesi gerekir. 

PDKS ürünleri, bu entegrasyonu sağlayan önemli araçlar olup, İş Kanunu’nun 69. maddesinde belirtilen çalışma süresi takibi yükümlülüğünün de modern çözümüdür.

Günümüzde PDKS sistemleri, biyometrik güvenlik sistemleri, RFID, QR kod okutma ve mobil aplikasyonlar gibi farklı teknolojileri kullanmaktadır. Biyometrik sistemler yüksek doğruluk oranıyla en güvenilir seçenek olurken, mobil uygulamalar hibrit çalışma modellerinde esneklik sağlamaktadır.

Sistem seçiminde dikkate alınması gereken faktörler arasında çalışan sayısı, saha çalışanlarının varlığı, güvenlik gereksinimleri ve mevcut BT altyapısıyla uyumluluk yer alır. Özellikle çok lokasyonlu şirketlerde, merkezi yönetim özelliği bulunan bulut tabanlı sistemler tercih edilmektedir.

PDKS entegrasyonunun bazı stratejik avantajları:

• Çalışma saatlerinin otomatik hesaplanması ve yüksek doğruluk garantisi
• Fazla mesai tutarlarının objektif belirlenmesi ve tartışma unsurlarının ortadan kaldırılması
• İzin kullanımlarının sistematik takibi ve bakiye yönetimi
• Bordro hazırlama süresinin kısalması ve İK verimliliğinin artması
• Yasal denetim süreçlerinde belge sağlama kolaylığı
• Proje bazlı maliyet hesaplamalarında detaylı raporlama imkanı

PDKS Verilerinin Bordro Hesaplamalarında Kullanımı

PDKS çalışanların giriş-çıkış saatlerini kart okuyucu veya mobil uygulamalar aracılığıyla kayıt altına alır. Bu veriler, bordro yazılımlarına API entegrasyonu veya dosya transferi yöntemleriyle aktarılarak manuel hesaplama hatalarının önüne geçilir.

Özellikle vardiyalı çalışma sistemlerinde, PDKS entegrasyonu olmadan doğru bordro hesaplaması neredeyse imkansızdır. Gece vardiyası, hafta sonu mesaisi ve resmi tatil günlerinde çalışma gibi özel durumlar, farklı ödeme katsayıları gerektirdiği için manuel takipte hata riski yüksektir. PDKS kullanan şirketlerde bordro uyuşmazlıklarının önemli ölçüde azalır. Bu durum çalışan memnuniyetini artırır ve İK departmanının zaman kaybını önler.

Normal mesai saatleri günlük 8 saat olarak kabul edilir ve fazla çalışmalar zamlı olarak ödenir. PDKS sistemi, bu hesaplamaları otomatik olarak yaparken, İş Kanunu’nun 41. maddesinde belirtilen haftalık 45 saat limitini de kontrol eder.

Haftalık çalışma süresinin 45 saati aşması durumunda, fazla kısmın tamamı %50 zamla ödenmelidir. PDKS sistemleri, bu hesaplamaları gerçek zamanlı olarak takip ederek bordro hazırlama sürecini hızlandırır.

Gittikçe yaygınlaşan hibrit çalışma modellerinde, PDKS sistemleri ofis içi ve uzaktan çalışma saatlerini entegre olarak takip eder. Mobil uygulamalar aracılığıyla uzaktan çalışma başlangıç ve bitiş saatleri kaydedilirken, konum doğrulaması ile lokasyon teyidi yapılabilir. Bu yaklaşım, çalışanların esnek çalışma haklarını korurken, işverenlerin de çalışma süresi takibi yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlar.

PDKS sistemleri işgücü verimliliğini analiz etmeye yardımcı olur. Çalışma saatleri dağılımı, departman bazlı verimlilik raporları ve proje maliyetlendirme analizleri gibi stratejik veriler elde edilmektedir. Orta ölçekli bir şirkette PDKS yatırımının geri dönüş süresi genellikle kısa vadede gerçekleşmektedir. Bu süre, bordro hazırlama maliyetlerindeki azalma, hata oranlarındaki düşüş ve İK departmanının stratejik işlere odaklanabilmesi faktörleriyle belirlenmektedir.

Maaş Bordrosunda Yasal Kesintiler

Maaş bordrosunda yer alan yasal kesintiler, hem çalışan haklarının korunması hem de devletin sosyal güvenlik ve vergi gelirlerinin doğru tahsil edilmesi açısından hayati önem taşır. 

Gelir vergisi, kazanca bağlı olarak artan oranlarda uygulanırken, 2025 yılı için asgari ücretin net 22.104,67 TL’ye kadar olan kısmı vergiden muaftır. Bu sınırın üzerindeki gelirler ise artan oranlarla vergilendirilir; örneğin aylık 15.000 TL’nin üstündeki tutarlarda %20 vergi oranı devreye girer.

Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) primleri ise prime esas kazanç alt ve üst sınırları çerçevesinde hesaplanır. 2025’te alt sınır 26.005,50 TL, üst sınır ise 195.041,40 TL olarak belirlenmiştir. İşçi primi %14, işveren primi ise toplamda %22,5 oranındadır. Bu primler, çalışanın gelecekteki emeklilik haklarını doğrudan etkilediği için doğru hesaplanması çok önemlidir.

Ayrıca işsizlik sigortası primi çalışan için %1, işveren için %2 oranındadır ve çalışanın işsiz kalması durumunda haklarını güvence altına alır. Bordroda sıkça gözden kaçan bir nokta ise yan hakların vergi muafiyetleridir. Bu detaylara dikkat ederek bordronuzda doğru ve şeffaf kesintiler yapabilirsiniz.

Bordro Hazırlarken Karşılaşılan Yaygın Hatalar

İnsan Kaynakları departmanlarının en sık karşılaştığı sorunlar, bordro hazırlama sürecindeki sistematik hatalardan kaynaklanır.

Bu hatalar yasal sorumluluklar ve çalışan memnuniyeti açısından ciddi problemlere yol açabilir. Bordro hatalarının önemli bir kısmı önlenebilir niteliktedir ve doğru prosedürlerle azaltılabilir.

Karşılaşılan yaygın hatalar şu şekilde olabilir:

• Hesaplama Hataları: Manuel aritmetik yanlışlıklar, özellikle kısmi dönem çalışanlarda günlük ücretin yanlış hesaplanması sık görülür. Kıdem tazminatı, fazla mesai, AGİ ve kısmi çalışma ödeneği hesaplamalarına dikkat edilmeli. Çözüm: Bordro yazılımları ve çift kontrol sistemi.
• Yasal Güncellemelerin Takibi: Asgari ücret, vergi oranları ve SGK primleri gibi parametrelerin güncellenmemesi bordro hatalarına yol açar. Düzenli mevzuat takibi ve hızlı entegrasyon şarttır.
• Belgelendirme ve Arşivleme Eksiklikleri: Fazla mesai onayları, izin formları gibi belgelerin eksikliği denetim sorunlarına sebep olur. Dijital ve bulut tabanlı arşivleme önerilir.
• PDKS Entegrasyon Sorunları: Manuel sistemden geçişte veri uyumsuzlukları, migrasyon hataları ve kullanıcı eğitimi eksiklikleri yaşanır. Pilot uygulama ve kademeli geçiş çözüm sağlar.
• İletişim Yetersizlikleri: Bordro detaylarının çalışanlara yeterince açıklanmaması güveni zedeler. Bordro okuma eğitimleri ve interaktif bilgilendirme sistemleri faydalıdır.
• Kalite Kontrol ve Süreç İyileştirme: Hataları azaltmak için kontrol listeleri, dokümantasyon ve süreç iyileştirme metodolojileri kullanılmalı. Altı Sigma gibi yaklaşımlar etkili sonuç verir.
• Teknoloji Destekli Çözümler: Yapay zeka, robotik otomasyon, anomali tespit sistemleri ve blok zinciri teknolojileri bordro süreçlerinde hata riskini azaltır ve verimliliği artırır.

Maaş Bordrosu İle İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Maaş Bordrosu Kaç Gün İçinde Hazırlanmalı?

Türk İş Hukuku’na göre maaş bordrosu, çalışılan dönemin bitiminden itibaren en geç 10 gün içinde hazırlanıp çalışanlara teslim edilmelidir. Bu süre geçerse, çalışanlar gecikme faizi talep edebilir. Bu yüzden bordronun zamanında hazırlanması hem yasal uyumluluk hem de çalışan memnuniyeti için çok önemlidir.

Maaş Bordrosunda Hata Çıkarsa Ne Yapılır?

Eğer bordroda hata tespit edilirse, düzeltme bordrosu hazırlanır ve orijinal bordro ile birlikte arşivlenir. Ayrıca, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) ve vergi dairesi gibi ilgili kurumlara da gerekli düzeltme bildirimleri yapılmalıdır. Bu süreç, hataların resmi olarak giderilmesini sağlar ve ileride yaşanabilecek sorunların önüne geçer.

PDKS Sistemi Olmayan Şirketlerde Çalışma Saatleri Nasıl Takip Edilir?

PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) kullanılmayan işyerlerinde çalışma saatleri genellikle puantaj defteri veya imza listeleri ile takip edilir. Ancak bu yöntemler hata yapmaya daha açıktır ve denetimlerde sıkıntı yaşanabilir. Bu nedenle, mümkünse elektronik zaman takip sistemlerine geçiş yapmak hem kolaylık hem de doğruluk açısından önerilir.

Maaş Bordrosu Ne Kadar Süreyle Saklanmalı?

İş Kanunu’na göre maaş bordroları en az 5 yıl saklanmalıdır. Ancak SGK denetimleri ve yasal talepler doğrultusunda bu süre 10 yıla kadar uzayabilir. Günümüzde dijital arşivleme sistemleri, bordroların güvenli, erişilebilir ve düzenli şekilde saklanmasını kolaylaştırır.